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Entwicklung eines Excel-Projektmanagement-Tools für die VGF

Excel-Programmierung für die Stadtwerke Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main mbH (VGF)

Die Stadtwerke Verkehrsgesellschaft Frankfurt am Main mbH (VGF) hat eWorks als Frankfurter Excel-Programmierer mit der Entwicklung eines Projektmanagement-Tools auf der Basis von Microsoft Excel und VBA beauftragt. Die 2.500 Angestellten der VGF betreiben über 400 Schienenfahrzeuge auf 10 Straßenbahn- und 9 U-Bahn-Linien und sorgen für die rollende und ortsfeste Infrastruktur, das Verkehrsmanagement, für Sauberkeit, Sicherheit, Service sowie Kundendienst und befördern als Dienstleister jährlich über 200 Millionen Fahrgäste. Die VGF wollte ein Projektmanagement-Tool in Microsoft Excel programmieren lassen und dem Projektmanagement in SAP, RIBiTWO, myParm und ZEDAS zur Seite stellen, um jährlich hunderte Projekte planen, managen und erfolgreich abschließen zu können: Fahrstuhl-Montagen, Bahnsteig-Modernisierungen, andere Baumaßnahmen und vieles mehr.

Basierend auf einem bestehenden Excel-Prototyp der VGF, vor-Ort-Workshops, Microsoft Teams-Sitzungen, Telefonaten und E-Mails konzipierte eWorks zunächst ein fortschrittliches, individuelles Projektplanungstool mit zahlreichen Komfortfunktionen und setzte dieses anschließend durch Excel-Programmierung um. Das entwickelte Excel-Tool vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht die Erstellung und Pflege der so genannten „Projektleitdokumentation“ (PLD), welche die Mitarbeiter der VGF für jedes Projekt anfertigen und führen. Die gefällige Bedienoberfläche im gewohnten VGF-Corporate-Design in attraktiver „Fahrplan-Optik“ führt spielerisch durch sämtliche Ansichten und die VGF-Buttons im vertrauten Excel-Menüband („Ribbon“) ermöglichen dabei jederzeit einen schnellen Zugriff auf alle Funktionen per Mausklick.

Die entwickelte Excel-Vorlage (bzw. die „digitale Projektleitdokumentation“) ist für jedes VGF-Projekt zu führen und aktuell zu halten, wobei die sequenziellen Projekt-Phasen und -Stammdaten durch unterschiedliche Masken strukturiert aufbereitet werden: Projektbeschreibung, Auftrag, Teamstruktur, Arbeitspakete, Meilensteine, Verträge, Kostenpläne, Abschlussbericht und vieles mehr. Je nach Projektgröße kann der Umfang der Dokumentation angepasst werden, damit in diesem Projektkontext überflüssige Informationen ausgeblendet werden – mit automatischer Anpassung der Cockpit-Status-Ampel und natürlich ohne Datenverlust, falls sich die Projektgröße nachträglich noch einmal ändern sollte. Anders als in der Vergangenheit sind dadurch nicht länger unterschiedliche Excel-Vorlagen für unterschiedliche Projektarten zu entwickeln und zu pflegen, sondern ist alles an einem Ort – mit entsprechenden Einsparungen hinsichtlich Zeit, Kosten, Bearbeitungsfehlern und Inkonsistenzen.

Anders als in der Vergangenheit werden vom zugrunde liegenden Microsoft Excel-Fundament sämtliche Benutzereingaben unmittelbar während der Eingabe auf Pflichtfelder, Datentypen und Wertebereiche validiert sowie durch die individuell programmierte Fachlogik noch während der Eingabe plausibilisiert. Dropdown-Felder, bedingte Formatierungen und Bedienhinweise als Kontext-Hilfe runden die Benutzerführung ab – langwierige Schulungen und komplexe Handbücher entfallen dadurch. Um diese „lebende Projektdokumentation“ stets aktuell halten zu können, wurde der VGF-Administration zusätzlich ein passwortgeschützter „Administrator-Modus“ spendiert, welcher die eigenverantwortliche Pflege aller Hilfetexte ermöglicht, um nach und nach neue Erkenntnisse und Verfahrensanweisungen einzuarbeiten – gedruckte Papierdokumentationen „für die Tonne“ gehören damit der Vergangenheit an, Papier und CO₂-Ausstoß gleichsam. Sollte dennoch Papier erforderlich sein: alle Formulare lassen sich per Knopfdruck in DIN A4 ausdrucken (oder als PDF exportieren).

Zur Digitalisierung der Folge-Prozesse hat die VGF zusätzlich auch eine Microsoft Word Vorlage programmieren lassen, welche auf Knopfdruck vollautomatisch mit allen Projektdaten gefüllt wird, blitzschnell und fehlerfrei – beispielsweise als Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführersitzungen. Sowie ein Projektanfrageformular, welches sämtliche Daten vollautomatisch per Excel-VBA-Makro importiert und eine manuelle Datenerfassung überflüssig macht – hunderte Projektstammdaten auf Knopfdruck, in Sekundenschnelle und fehlerfrei an Ort und Stelle.

Als besonderes Bonbon wurde durch VBA-Programmierung eine Nutzwertanalyse zur Projekt-Klassifizierung in Nutzen- und Komplexitätskategorien integriert. Anhand einer Entscheidungsmatrix als Entscheidungsgrundlage für weitere Planungsschritte inkl. grafischer Visualisierung der Nutzen- und Komplexitätskategorien können Projekte verglichen und beurteilt werden. Sowie ein grafisches Dashboard zur schematischen Darstellung des Planungsprozesses inkl. Vollständigkeitsprüfung und Status-Ampel.

eWorks hat die VGF als Frankfurter VBA-Programmierer von Beginn an unterstützt: beginnend mit den initialen Anforderungsaufnahme-Workshops und einer intensiven Projektplanung über die technische Realisierung bis hin zur Fertigstellung und Übergabe der entwickelten Excel-Lösung. Im Anschluss an die Übergabe unterstützen die eWorks VBA-Entwickler die VGF sowohl in Fragen der Bedienung und bei etwaigen Programmfehlern (Gewährleistung), als auch der Planung und Realisierung zukünftiger Weiterentwicklungen.