Programmierung mehrsprachiger Microsoft Word-Vorlagen

Word 2010-Vorlagenerstellung und VBA-Programmierung

Das Max-Rubner-Institut, Bundesforschungsinstitut für Ernährung und Lebensmittel, hat eWorks beauftragt, auf der Basis einer Design-Vorlage 10 Microsoft Word-Vorlagen für unterschiedliche Geschäftsfälle zu entwickeln. Die neuen Wordvorlagen sollten sich durch einfache Anwendbarkeit, CI-konforme Formatvorlagen und intelligente Zusatzfunktionen auszeichnen. Zielsetzung war die verbesserte Durchsetzung der Corporate Identity (CI) bei gleichzeitiger Prozesskosten-Reduzierung für das Schreiben von Briefen, Faxen, Notizen, Kurzmitteilungen und anderen Office-Dokumenten. Darüber hinaus sollte auch eine Microsoft PowerPoint-Vorlage erstellt werden, um die Erstellung von Türschildern zu erleichtern.

In der ersten Projektphase analysierte eWorks basierend auf dem MRI Styleguide sowie überlassenen Dokumenten die Anforderungen an die Word-Vorlagen, extrahierte Gemeinsamkeiten und entwickelte eine so genannte „Master-Vorlage“. Diese Master-Vorlage wurde dem Auftraggeber übergeben, besprochen und feingeschliffen, bis die 100%ige CI-Konformität erreicht war.

Die zweite Projektphase beinhaltete die VBA-Programmierung einiger Vorlagen-Funktionen, die Zeit bei der Dokumenterstellung sparen, und Anwendern den Umstieg auf die neuen Word-Vorlagen schmackhaft machen sollten. Durch VBA-Makros wurde eine Outlook-Anbindung programmiert, die das Suchen & Einfügen von Outlook-Kontakten in das Empfängerfeld ermöglicht. Ebenfalls durch VBA-Entwicklung wurde eine just-in-time-Personalisierung programmiert: Durchwahl, Name, E-Mail-Adresse, etc. müssen nicht mehr eingetippt werden, sondern sind vorausgefüllt. Zur Ermöglichung internationaler Korrespondenz wurde ein VBA-Makro programmiert, das per Knopfdruck zwischen deutscher und englischer Word-Vorlage umschaltet. Und zu guter Letzt wurde die Master-Vorlage per Word-Dokumentschutz abgesichert, um unbeabsichtigte CI-Verletzungen wie z. B. das Ändern von Kopf- oder Fußzeile zu verhindern.

In der dritten und letzten Projektphase wurden die verschiedenen Word-Vorlagen wie Brief, Fax, Notiz, Kurzmitteilung usw. von der Master-Vorlage abgeleitet und an die optischen Vorgaben angepasst. Diese Word-Dokumentvorlagen wurden dem Auftraggeber übergeben, besprochen und einzeln feingeschliffen. Schlussendlich waren alle 10 Dokumentvorlagen CI-konform und konnten erfolgreich abgenommen werden.

eWorks hat seinen Auftraggeber beginnend mit der Planung über die Word- und VBA-Programmierung bis hin zur Installation und Inbetriebnahme unterstützt, und stand auch im Anschluss bei Fragen zur Bedienung zur Verfügung. Das MRI nutzt die programmierten Word-Vorlagen seitdem zur Verfassung seiner Geschäftskorrespondenz, und profitiert von einem CI-konformeren Design der Word-Dokumente bei gleichzeitiger Zeit- und Kostenersparnis.

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