Exportierte Bundesanzeiger-Bekanntmachung

Vorlagenerstellung mit Word und VBA im Auftrag der FITKO

Word-Formulare & Word-Vorlagen erstellen lassen durch clevere Sitzungsvorlagen

Die „FITKO“ (Föderale IT-Kooperation) von Bund und Ländern mit Sitz in Frankfurt am Main hat eWorks als langjährig erfahrene Word-Agentur 2021 beauftragt, intelligente Word-Vorlagen für Sitzungen und Kongresse zu erstellen. Gesucht wurde eine Word-Programmierung, welche die unzähligen, über die Zeit entstandenen Word-Dokumente für Konferenzen, Tagesordnungspunkte, Beschlussvorschläge etc. zusammenfasst und vereinheitlicht, um Layout und Funktionalität zu konsolidieren und gleichzeitig den stetig gestiegenen Arbeitsaufwand zur Pflege und Erstellung von Word-Vorlagen wieder einzudampfen.

Zielsetzung war die Entwicklung einer professionellen, zeitsparenden und komfortablen Word-Vorlage zum Sitzungsmanagement, welche die vollautomatische Erstellung ganz unterschiedlicher Word-Dokumente rund um Sitzungen und Konferenzen im Corporate Design (CD) der FITKO erlaubt. Anders als beim Erstellen einer klassischen Word-Briefkopf-Vorlage trat schnell zutage, dass Word-VBA- bzw. Makro-Programmierung erforderlich sein würde, um die heterogenen Anforderungen abbilden und trotzdem zukünftig mit einem einzigen Word-Template auskommen zu können.

Projektphase 1 widmete sich zunächst der persönlichen Beratung und Konzeption einer maßgeschneiderten Word-Vorlage: relevante Arbeitsschritte wurden analysiert, aufwandstreibende und / oder problematische Prozesse identifiziert und technische Realisierungsvarianten verglichen. Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurde dann der Leistungsumfang der sich anschließenden Realisierungsphase definiert.

Projektphase 2 widmete sich der technischen Umsetzung auf Basis von Microsoft Word 365 und VBA („Visual Basic for Applications“). Inhalt und Layout wurden konsequent in Word realisiert, um den Auftraggeber bei zukünftigen Erweiterungs- oder Änderungswünschen autark handeln zu lassen – Funktionalitäten hingegen wurden mittels Microsoft VBA programmiert und nahtlos integriert. Zu dieser nahtlosen Integration gehört nicht zuletzt ein eigener FITKO-Reiter im Word-Menüband (so genannter „Ribbon“, siehe Screenshot), damit Anwender alle individuellen Word-Programmierungen im gewohnten Microsoft Office „Look-and-Feel“ vorfinden: per Mausklick können im Handumdrehen vorgefertigte Tagesordnungspunkte („TOPs“), Beschlussvorschläge, Protokollnotizen oder andere Sitzungsbausteine gewählt und eingefügt werden – schnell und fehlerfrei. Die hinterlegten Word-Schnellbausteine gewährleisten dabei den aktuellen Stand hinsichtlich Dokumentstruktur, Inhalt und Corporate Design und können vom Auftraggeber selbst gepflegt und sogar erweitert werden. Das zeitaufwendige, oft auch fehleranfällige und unangenehme Hin- und Herkopieren improvisierter Protokoll-Bestandteile zwischen den Word-Templates entfällt dadurch zukünftig ebenso wie die nachträgliche Überarbeitung defekter Formatierungen.

Projektphase 3 beinhaltete als sprichwörtliches „Sahnehäubchen“ die Word-VBA-Programmierung verschiedener Generatoren bzw. Exportfunktionen für Tagesordnungen, Protokolle, Entscheidungsniederschriften und sogar für den Bundesanzeiger. Als besonders praktisch erwies sich die mehrfache Anwendung der Exportfunktion für inhaltliche Updates: früher eine Sisyphusarbeit, jetzt nur noch ein Knopfdruck.

eWorks als Microsoft-Partner hat die FITKO bei diesem Projekt von Anfang bis Ende tatkräftig unterstützt: beginnend mit dem ersten, unverbindlichen Beratungsgespräch durch zertifizierte Word-Entwickler zur technischen Planung des erforderlichen Funktionsumfanges, über die visuelle Vorlagen-Gestaltung und Makro-Programmierung bis hin zur Qualitätssicherung, pünktlichen Übergabe und Abnahme der entwickelten Word-Vorlage. Im Anschluss an die Inbetriebnahme unterstützen die eWorks Word-Entwickler die FITKO bei Fragen zur Bedienung, Programmfehlern (Gewährleistung) sowie Änderungs- oder Erweiterungswünschen („Change Requests“) im Rahmen einer optionalen Support-Vereinbarung.

Der Auftraggeber erfreut sich seitdem an einer neuen Effizienz hinsichtlich Ergebnisqualität und Prozesskosten, die Anwender an den neuerdings einfachen Arbeitsabläufen sowie der Ersparnis an Zeit und grauen Haaren. Word-Dokumente können jetzt kinderleicht sogar während laufender Sitzungstermine bearbeitet werden – inhaltsfokussiert und ohne Design-Stress. Abgeschlossene TOPs und Beschlüsse können einfach von der Tagesordnung in die „grüne Liste“ verschoben werden. Et voilà: was früher Zeit und Nerven kostete, geht plötzlich flüssig und angenehm von der Hand.