Word-Vorlagen und VBA-AddIn für Georg Reisch GmbH & Co. KG

Optimierung und Neuentwicklung von Makros, Word-Vorlagen und CRM-Schnittstelle

Die Georg Reisch GmbH & Co. KG (Bad Saulgau) realisiert Bauprojekte in großem Maßstab – und setzt dabei auch in der Verwaltung auf effiziente und reibungslose Prozesse. In der Vergangenheit gestaltete sich die Dokumentenerstellung und die CRM-Anbindung mitunter als aufwändig und wenig flexibel. Daher wurde eWorks aus Frankfurt am Main – spezialisiert auf Word und VBA – mit der Entwicklung eines individuell zugeschnittenen Word-Add-Ins beauftragt.

Die bisherige Lösung hatte sich über die Jahre hinweg entwickelt und erfüllte lange Zeit ihren Zweck. Mit wachsender Komplexität und zunehmendem Anpassungsbedarf stießen die verteilten Makros und zahlreichen Vorlagen jedoch an ihre Grenzen – Pflege und Weiterentwicklung wurden zunehmend aufwändig. Um die Dokumentenerstellung zukunftssicher und effizienter zu gestalten, entschied sich das Unternehmen für eine zentrale Lösung: ein maßgeschneidertes Word-Add-In, das alle Makrofunktionen bündelt und sich in verschiedene Word-Vorlagen integrieren lässt. On-top wurden zwei MS Word-Vorlagen neu entwickelt und optimiert – im Zusammenspiel die perfekte Lösung für Unternehmen, die nicht unzählige Word-Vorlagen erstellen lassen möchten.

Auch die Anbindung an das CRM-System erwies sich im Laufe der Zeit als optimierungsbedürftig. Die bestehende ODC-Schnittstelle verursachte unnötige Last durch ständige Datenbankabfragen. Die Lösung: Die Daten werden einmalig abgerufen, als CSV gespeichert und anschließend in Word weiterverarbeitet. Tests zeigten, dass eine eigentlich geplante REST-WebAPI das Problem nicht gelöst hätte, denn die direkte ADO-ODBC-Anbindung war schneller, stabiler und passte perfekt zu den bestehenden Datenbank-Views.

Das Word-Add-In wurde mit intuitiven VBA-Userforms ausgestattet, die die CRM-Suche vereinfachen: Nutzer können mithilfe eines eigens für diesen Zweck konzipierten Suchformulars per Freitext- oder Detailsuche Empfänger finden, diese auf Merklisten setzen und direkt in Serienbriefe übernehmen. Dank Import- und Export-Funktion können gespeicherte Empfängerlisten jederzeit wiederverwendet werden. Und weil es oft auf Details ankommt, wurde die Adressblock-Logik smart gemacht: Sie erkennt nun automatisch, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt – und passt Anrede etc. an. Weitere clevere Funktionen: automatische Absenderdaten-Eintragung, flexible Umschaltung zwischen verschiedenen Briefpapier-Varianten und Rechtsformen sowie zeitsparende Schnellbausteine. Alle Features basieren auf VBA-Programmierung – ideal für Unternehmen, die intelligente Word-Makros programmieren lassen wollen.

Nach der erfolgreichen Einführung des Word-Add-Ins blieb eWorks weiterhin an Bord, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen. Neben der laufenden Wartung und Fehlerbehebung unterstützt eWorks das Unternehmen bei der Weiterentwicklung des Systems – sei es durch neue Funktionen, Anpassungen an geänderte Anforderungen oder die Integration weiterer Schnittstellen. Auch bei Fragen zur Anwendung oder Schulungsbedarf für Mitarbeiter steht eWorks als zuverlässiger VBA-Dienstleister zur Verfügung.

Ob Schnittstellen-Entwicklung, Word-Templates oder Makro-Programmierung – wir setzen Ihre Anforderungen um: maßgeschneidert, effizient und 100% praxistauglich. Sie suchen einen Word-Experten und VBA-Entwickler und möchten ein Word-Formular erstellen lassen, Word-Programmierungen umsetzen oder einfach eine Word-Vorlage erstellen lassen? Dann sind Sie hier genau richtig: Jetzt unverbindlich anfragen!