Word-Vorlagen erstellen lassen durch Digitalisierung mit Excel & VBA

VBA-Programmierung mit Excel und Word für die Bürgermeister-Reuter-Stiftung

Die Bürgermeister-Reuter-Stiftung (BRST) mit Sitz in Berlin beauftragte eWorks als Frankfurter Microsoft-Partner und Word-Spezialisten 2022 mit der Konsolidierung einer historisch gewachsenen Word-Vorlagenlandschaft. Über die gesamte Stiftungsgruppe hinweg kursierten – je nach Dokumentart, Firmierung und Corporate Design – rund 500 Word-Vorlagen und andere Dokumente, die bei jeder Änderung an Unternehmensdaten, Formatvorlagen oder Layout einzeln anzupassen waren. Diese manuelle Pflege war arbeitsintensiv, langwierig, teuer und fehleranfällig. Der Auftrag: Strukturen verschlanken, Inhalte zentralisieren und einen Vorlagen-Generator entwickeln, mit dem sich Word-Vorlagen erstellen lassen - um Pflegeaufwände zu reduzieren und Dokumentprozesse zu digitalisieren.

Zielbild war eine Lösung, mit der sich jede benötigte MS Word-Vorlage erstellen und im Bedarfsfall sofort ausrollen lässt – unabhängig davon, ob Fachabteilungen ein Word-Formular, -Briefkopf oder eine andere Word-Vorlage erstellen lassen möchten. Um das zu erreichen, entwickelte eWorks eine Architektur, die Daten, Design und Logik sauber trennt und damit den Weg frei macht für Automatisierung, Wartbarkeit und Geschwindigkeit.

Kern der Umsetzung ist ein in Excel realisierter Vorlagen-Generator auf Basis professioneller VBA-Programmierung: eine Arbeitsmappe mit Konfigurationssteuerung (inkl. Mastervorlagen-Ordnernamen, Office-Themes, Dokumentarten und Mastervorlagen-Mapping), zentralem Input für alle firmierungs- und dokumentartspezifischen Angaben sowie einem benutzerfreundlichen Ribbon mit zwei Auswahlen für 7 Dokumentarten und 9 Firmierungen, das auf Wunsch auch „Alle“ akzeptiert und so in einem Durchlauf bis zu 53 Word-Dateien erzeugt. Technisch arbeitet der Generator mit wenigen, klar strukturierten Mastervorlagen pro Dokumenttyp, die (wo sinnvoll) mehrere ähnliche Dokumentarten bündeln - dabei steuern eindeutig benannte Objekte und Textmarken, welche Inhalte für den Export relevant sind und welche automatisch entfallen. Vier CI-konforme Office-Themes sorgen dafür, dass jede generierte Vorlage unmittelbar im richtigen Corporate Design erscheint. Fortschritt und Transparenz liefert ein Statusbalken, der Export kann bei Bedarf jederzeit abgebrochen werden. Durch maßgeschneiderte Word-Programmierung bleibt die Lösung dennoch flexibel erweiterbar: Neue Dokumentarten oder Firmierungen lassen sich jederzeit ebenso nachrüsten wie zukünftige Fachanforderungen – ein klarer Vorteil im laufenden Wandel der Digitalisierung. Als Word-Experte achtet eWorks konsequent auf die Trennung von Layout in Word und Datenpflege in Excel: Anpassungen an Adressen, Logos, Farben oder Formatvorlagen werden damit einmalig vorgenommen und wirken sofort systemweit.

Das Ergebnis ist eine drastische Reduktion der zu pflegenden Dateien von mehreren Hundert Einzelvorlagen auf wenige Word-Mastervorlagen plus Vorlagen-Generator, verbunden mit höherer Konsistenz, spürbarer Zeitersparnis und deutlich geringerer Fehleranfälligkeit. Änderungen an Unternehmensinformationen und Corporate-Design-Elementen lassen sich zentral pflegen und in Sekunden auf alle benötigten Varianten ausrollen - die Lösung ist nachhaltig wartbar und damit bestens geeignet für Organisationen, die ihre Dokumentprozesse digitalisieren möchten. Damit sind nun alle BRST-Geschäftsbereiche (Home in Berlin, Soziale Dienste Bürgermeister Reuter und Immobilienservice Bürgermeister Reuter) digital modern aufgestellt. Nach dem Projektabschluss unterstützt eWorks die Stiftung bedarfsorientiert weiter – von punktuellen Erweiterungen bis zu Anpassungen, welche die eWorks VBA-Entwickler anschließend effizient umsetzen.

Planen Sie, Word-Vorlagen erstellen zu lassen und die Pflege zentral zu steuern? eWorks entwickelt Excel-/VBA-basierte Vorlagen-Generatoren und Word-Mastervorlagen, die Vorlagen automatisch erzeugen und Corporate-Design-Vorgaben zuverlässig umsetzen. Kontaktieren Sie uns – wir beraten Sie gerne!