Vorlagen-Erstellung für Word, PowerPoint, Writer, Impress und LaTeX für eine Universität aus München

Langfristige Entwicklung und Optimierung von Vorlagen für Wissenschaft und Verwaltung

2015 stand eine große Münchner Universität vor einer Herausforderung: Ein neues, modernes Corporate Design – aber die Dokumentvorlagen? Veraltet, uneinheitlich, umständlich. Gemeinsam mit der ediundsepp Gestaltungsgesellschaft mbH machte sich die Hochschule auf die Suche nach einer Lösung. Die Wahl fiel auf eWorks – Microsoft-Partner und Spezialist für maßgeschneiderte Office-Vorlagen. Die hinter dem Auftrag stehende Uni wollte professionelle Word-Vorlagen erstellen lassen, aber auch PowerPoint-Vorlagen, OpenOffice- bzw. LibreOffice-Vorlagen und sogar LaTeX-Vorlagen – eine seltene Kombination und somit Herausforderung für den Microsoft Word-Spezialisten eWorks. Zielsetzung: Einheitliche Vorlagen, die einfach funktionieren! Keine wilden Formatierungen mehr, keine ewige Suche nach der richtigen Vorlage – sondern ein durchdachtes System, das Corporate-Design-Vorgaben einhält und die Arbeit mit Dokumenten einfacher, schneller und professioneller macht. Als besondere Herausforderung galt es zudem, die unterschiedlichen Vorstellungen der einzelnen Fakultäten hinsichtlich Layout, Struktur und Inhalt zu berücksichtigen, gleichzeitig die Fülle der Vorlagen für die unterschiedlichen Applikationen aber dennoch kosteneffizient pflegen und warten zu können. eWorks überzeugte durch ein cleveres, kosteneffizientes Konzept, seine langjährige Microsoft Office Expertise und seine Erfahrung als VBA-Dienstleister – und erhielt schlussendlich den Auftrag zur Programmierung eines entsprechenden Vorlagensystems.

Die Herausforderung? Die technische Hochschule brauchte eine Vielzahl an Vorlagen – für Briefe, Protokolle, wissenschaftliche Dokumente, Zeugnisse, Aushänge, Anträge, Handouts, Broschüren, Faltblätter, Poster, Plakate, Promotionsurkunden und vieles mehr. In unterschiedlichen Varianten, beispielsweise im DIN A4 und DIN A3 Papierformat oder 16:9 und 4:3 Seitenverhältnis. Und das Ganze auch noch für verschiedene Fakultäten und Abteilungen, mit individuellen Logos und Layouts. Und jeweils für Microsoft Word, PowerPoint, OpenOffice bzw. LibreOffice Writer, Impress und sogar LaTeX. Klingt nach einer Mammutaufgabe? Genau hier kam der Clou: eWorks entwickelte einen leistungsstarken „Vorlagen-Generator“, der aus wenigen Basis-Vorlagen per Mausklick hunderte, perfekt formatierter Dokumentvorlagen für die verschiedenen Fakultäten und Abteilungen generiert. Auf Knopfdruck erstellt er unschlagbar schnell hunderte perfekt formatierte Dokumentvorlagen im Corporate Design. Anfänglich sah die Planung die VBA-Programmierung eines Access- oder Excel-VBA-Tools vor, letztlich wurde der Vorlagen-Generator aber mit Microsoft .NET und C# programmiert. Dank flexibler XML-Steuerung können Vorlagen oder Fachbereiche aber jederzeit auch ohne Programmierkenntnisse bequem geändert oder ergänzt werden. Dank dieses cleveren Konzeptes muss die Universität zwar nur vergleichsweise wenige Vorlagen pflegen, kann aber dennoch jedem Fachbereich und jeder Abteilung maßgeschneiderte Office-Vorlagen im individuellen Corporate-Design bereitstellen. Ein weiteres Feature des Vorlagen-Generators ist die automatische Integration von Metadaten: Beispielsweise können Name des Autors, Versionsnummern oder Fakultätsinformationen automatisch in die generierten Dokumente eingefügt werden, um eine einheitliche Struktur zu gewährleisten. Der Vorlagen-Generator wächst mit: Neue Fachbereiche? Kein Problem. Neue Vorlagen? Einfach hinzufügen. Dank cleverer XML-Steuerung lassen sich Anpassungen direkt vornehmen – ohne tief in den Code einzugreifen. Dadurch bleibt die Lösung auch für zukünftige Anforderungen optimal skalierbar und die Universität profitiert von einer enormen Zeitersparnis, da Office-Vorlagen zentral verwaltet und für jeden Fachbereich individuell generiert werden können.

Der Vorlagen-Generator stand – nun war es an der Zeit, ihn zu nutzen: ediundsepp und eWorks konnten die erste MS Word-Vorlage erstellen. Es folgten viele weitere Word-Vorlagen, danach PowerPoint-Vorlagen, Writer-Vorlagen und Impress-Vorlagen bis hin zu den LaTeX-Vorlagen, wobei ediundsepp zuverlässig in der gestalterischen Abstimmung unterstützte. Pro Applikation galt es, die unterschiedlichen Vorlagen zu erstellen: Word-Briefvorlage, Writer-Briefvorlage, LaTeX-Briefvorlage, Word-Zeugnisvorlage, Writer-Zeugnisvorlage und immer so weiter (siehe oben). Jeweils ausgestattet mit modernen Komfortfunktionen wie Formatvorlagen, Dokumentschutz, Inhaltsverzeichnissen etc. Essentiell und herausfordernd war dabei die komplexe Vorlage für wissenschaftliche Abschlussarbeiten in Microsoft Word, OpenOffice Writer und auch LaTeX inklusive vordefinierter Dokumentenstruktur, formatierten Verzeichnissen und praktischen Formatvorlagen, um Studenten bei der professionellen Erstellung ihrer Bachelor- und Masterarbeiten optimal zu unterstützen. Hier kamen die erfahrenen eWorks-Programmierer, VBA-Experten und Dokumentenspezialisten ins Spiel, um eine optimal strukturierte und formatierte Lösung zu gewährleisten. Als besonders harte Nuss erwies sich die LaTeX-Mastervorlage für Linux, macOS und Windows, die eine vollständige LaTeX-Entwicklungsumgebung mit modularen Strukturen, Deckblättern, Vermaßungsvorgaben und einer umfassenden Dokumentation beinhaltet – immer mit einem Augenmerk auf LaTeX-Compiler-Kompatibilität und schneller Kompilierung. Zusätzlich wurde eine ausführliche, technische Dokumentation zur Schulung sowie ein Second-Level-Support für Mitarbeiter und Studenten bereitgestellt, um die effiziente Nutzung der Office-Vorlagen sicherzustellen. Dank der langjährigen Erfahrung als Word-Experte und PowerPoint-Spezialist konnte eWorks eine flexible, plattformübergreifende Vorlagenlösung entwickeln.

Neben den klassischen Office-Vorlagen für Microsoft Word, PowerPoint, Writer und Impress waren auch Promotionsurkunden in LaTeX gefragt – eine höchstanspruchsvolle Aufgabe, da LaTeX im Hochschulumfeld weit verbreitet ist, aber seine strenge Struktur und die Abhängigkeit von spezifischen Paketen eine sorgfältige Umsetzung erforderten. eWorks entwickelte eine modulare LaTeX-Vorlage für Promotionsurkunden, die nicht nur eigens für den Auftraggeber maßgeschneidert wurde, sondern auch die Anforderungen verschiedener Fakultäten berücksichtigte. Eine spezielle Herausforderung war die Mehrsprachigkeit: Zusätzlich zur deutschen Hauptversion wurde eine englische Variante der „vorläufigen Urkunde“ entwickelt, um internationalen Promotionsstudierenden eine konsistente Lösung anzubieten. Schriftarten, Layouts und Datei-/Ordnerstrukturen wurden in enger Abstimmung mit der Universität definiert, sodass die Promotionsurkunden universitätsweit einheitlich und normgerecht genutzt werden konnten. Während der Entwicklung durchlief die LaTeX-Vorlage mehrere iterative Optimierungsphasen mit verschiedenen Releases (u. a. Version V07), um Druckqualität, Lesbarkeit und eine reibungslose Nutzung mit unterschiedlichen LaTeX-Compilern sicherzustellen. Dank dieses strukturierten Ansatzes konnte die Hochschule ihre Promotionsurkunden vollständig digital verwalten und fakultätsübergreifend vereinheitlichen – ein entscheidender Schritt in Richtung einer modernen, automatisierten Dokumentenverarbeitung.

Von der ersten Idee bis zur fertigen Lösung: eWorks hat den Dokument-Generator und die Office-Vorlagen der Universität gemeinsam mit ediundsepp entwickelt, getestet und eingeführt. Durch eine enge Zusammenarbeit aller Parteien konnten spezifische Anforderungen einzelner Fakultäten und Abteilungen berücksichtigt und in das System integriert werden. Das Resultat: Eine deutliche Vereinfachung der Dokumentenerstellung und eine massive Reduzierung des Formatierungsaufwands. Dank der Automatisierung durch den Vorlagen-Generator konnten manuelle Anpassungen drastisch reduziert werden. Und dank der zentralen Verwaltung und Automatisierung sind Fehlerquellen minimiert, und die Konsistenz der Dokumente bleibt auch über Jahre hinweg gewahrt. Viele zuvor manuelle Formatierungsaufgaben wurden automatisiert – insbesondere durch standardisierte Vorlagen mit vordefinierten Layouts und Metadaten. So konnte die Hochschule ihre Dokumentenprozesse nachhaltig optimieren und auf ein völlig neues Level heben.

Seit Inbetriebnahme der Vorlagen ist eWorks der zuverlässige Microsoft Office-Partner für die auftraggebende Design-Agentur ediundsepp. Ob regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen oder funktionale Erweiterungen – die Office-Spezialisten und VBA-Programmierer von eWorks sorgen inzwischen seit über 10 Jahren Hand in Hand dafür, dass die entwickelten Office-Vorlagen weiterhin zeitgemäß und optimal nutzbar bleiben. Die initial entwickelten Vorlagen für PowerPoint und Word 2013, Office 2010 und 2007 wurden über die Jahre kontinuierlich gepflegt und für neuere Office-Versionen wie 2016, 2019, 2021 und Office 365 weiterentwickelt. Gleichzeitig wurden Performance-Optimierungen vorgenommen, um Ladezeiten zu verkürzen, Speicherbedarf zu minimieren und große Dokumente noch effizienter zu verarbeiten. Dank eWorks und ediundsepp bleibt die Vorlagenlandschaft der hinter dem Auftrag stehenden Hochschule stets aktuell und leistungsfähig, mit einer verlässlichen Betreuung statt kurzfristiger Freelancer-Lösungen. So entstehen langlebige, zukunftssichere Vorlagen – und bei speziellen Anforderungen sorgt unsere Auftragsprogrammierung für maßgeschneiderte Lösungen.

Kennen Sie das: stundenlanges Formatieren, unnötige Fehler, chaotische Vorlagen? Schluss damit! Unsere professionellen Word-Templates, PowerPoint-Master und LibreOffice-Vorlagen sparen Zeit, verhindern Fehler und sorgen für einen reibungslosen Workflow. Und für noch mehr Effizienz? Unsere VBA-Entwickler können smarte Automatisierungen, Workflows, Word-Makros, Excel-Makros und andere Helferlein für Ihre Prozesse maßgeschneidert programmieren und nahtlos in Word, Excel, Outlook, PowerPoint etc. integrieren. Wir bieten ein umfangreiches Angebot an Dienstleistungen rund um professionelle Word-Formulare, Vorlagen, Automation und Digitalisierung – und wer ein Word- oder Excel-Makro erstellen lassen möchte, findet in uns seit über 25 Jahren den richtigen Ansprechpartner für VBA-Programmierung. Schreiben Sie uns noch heute – und bringen Sie Ihre Dokumente auf das nächste Level!