Programmierung eines Eventmanagement-Tools für Targecy

Digitalisierung der Terminplanung mit Microsoft Office, Excel, Word, Outlook und VBA

Im Jahr 2023 beauftragte die Targecy GmbH (Frankfurt) eWorks als Microsoft Excel-Spezialist mit der Excel-Programmierung eines Terminplanungsassistenten für ihre jährliche Networking-Veranstaltung, um mehrere hundert 10-Minuten-Gespräche über parallele Zeitslots hinweg kollisionsfrei planen zu können. Durch die jährlich steigende Teilnehmerzahl benötigte die Targecy GmbH ein Tool, welches die bislang händisch geplanten Terminserien zukünftig automatisiert kalkulieren kann. Zielsetzung dieser Digitalisierung war die Optimierung der Ergebnisqualität bei gleichzeitiger Reduzierung von Arbeitszeit und Prozessdauer. Für die eWorks Excel-Entwickler war dies der Auftakt eines beratungsstarken Softwareprojektes mit intensiver Datenanalyse, mathematischer Algorithmik und beeindruckenden Effizienzgewinnen. Schnell erwies sich Microsoft Excel VBA (Visual Basic for Applications) als Plattform der Wahl für diese spezifische Excel-Lösung. Denn VBA-Programmierung ermöglicht maximale Agilität bei minimalen Entwicklungskosten und optimaler Microsoft-Office-Kompatibilität - was wichtig war, um den Outlook-Terminkalender vollautomatisch zu bestücken und alle Anwender bestmöglich abzuholen. Die eWorks Excel-Programmierer setzten konsequent auf die vorhandene Microsoft Office-Umgebung des Auftraggebers: eine Excel-Arbeitsmappe mit eingebetteten VBA-Makros (.xlsm-Datei) beinhaltet die maßgeschneiderte Fachlogik, eine strukturierte Datenerfassung für Teilnehmer, Wünsche und Verfügbarkeiten sowie ein individuelles Excel-Menüband (Ribbon) zur komfortablen Navigation. Wie in Excel üblich, lassen sich Planungsläufe konfigurieren, Zielgewichte variieren und generell alle Restriktionen vollumfänglich anpassen. Alle Kalkulationsergebnisse werden mit verständlichen Kennzahlen bewertet und können bei Bedarf direkt in Excel nachjustiert werden. Zur Kommunikation mit den Teilnehmern stehen verschiedene Word-Serienbriefe wie z. B. Terminübersichten oder Zeitpläne bereit, die automatisch vorbereitet, adressiert und per E-Mail versendet werden können - inklusive iCal-Anhang zur Termineinladung. Das Projekt war also von Beginn an interdisziplinär und forderte eine teamübergreifende Zusammenarbeit der eWorks Word-, Excel- und Outlook-Programmierer sowie der WordPress-Spezialisten aus dem Website-Team.

Als besondere Herausforderung aus Perspektive der VBA-Programmierer erwiesen sich die zahlreichen Restriktionen und fachlichen Nebenbedingungen, die im Praxisalltag von Messen und Veranstaltungen auftreten und zuverlässig berücksichtigt werden müssen: Teilnehmer-Präferenzen, Parallelisierung und generell zu wenig Zeit - ohne digitalen Terminplanungsassistenten quasi unmöglich, kurzfristig klare Übersichten für Organisatoren und Teilnehmer zu erstellen. Zudem waren Fairnessbedingungen zu berücksichtigen, wie beispielsweise geringer Leerlauf, näherungsweise Gleichverteilung und bestmögliche Präferenzerfüllung. Schlussendlich wurden sämtliche Restriktionen, Fairnessbedingungen und andere Aspekte in ein mathematisches, lineares Optimierungsproblem überführt und durch heuristische Greedy-Algorithmen pragmatisch gelöst. Das zugrundeliegende, leistungsstarke Microsoft Office mit VBA, Excel, Outlook und Word machte jede Idee schnell umsetzbar.

Excel-Makros erstellen ist das eine, Qualitätssicherung das andere: In einem realistischen Pilottest mit echten Daten konfrontierten die eWorks Excel-Experten das entwickelte Planungstool mit über 750 Teilnehmern und 500 Gesprächspaarungen, die es unter Berücksichtigung individueller Wunschkontakte, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Kapazitätsgrenzen über mehrere Zeitfenster terminieren musste - eine Mammutaufgabe für einen Menschen. Gleich der erste Pilottest verlief erfolgreich: alle Gespräche konnten terminiert, Restriktionen eingehalten und Fairnessbedingungen berücksichtigt werden. Der zuvor erforderliche, manuelle, fehleranfällige, mehrwöchige Abgleich wurde – zur Freude der Anwender - schlagartig zu einem digitalisierten Prozess mit konstanter Ergebnisqualität und spürbar kürzerer Durchlaufzeit. Die Excel-Programmierung bewies sich also unmittelbar im Praxiseinsatz und konnte die Planung von vielen Wochen auf wenige Tage optimieren. Die Möglichkeit nächtlicher Kalkulationsläufe tut ihr Übriges, um die Ressourcen des Anwenders zu schonen. Planungen wurden einfacher, kostengünstiger, fehlerfreier, nachvollziehbarer, schneller und fairer - wie geplant!

Mit dem Going-Live stand die Basis – stabil, produktiv, digital. Danach kam mit dem Essen der Appetit: Aus echter Nutzung und einem dynamischen Umfeld entstanden neue Ideen und Ambitionen. eWorks verdichtete das Anwenderfeedback zu einem priorisierten Fahrplan, setzte gezielte Erweiterungen um und hob weitere Produktivitätsreserven. Der Alltag im Betrieb lieferte stetig neue Impulse, die Schritt für Schritt in weiteren Optimierungen umgesetzt wurden. Beispielsweise fügten die eWorks Software-Entwickler dem Planungsalgorithmus nachträglich ein Backtracking hinzu, und erhöhten damit nochmals die Ergebnisqualität. Darüber hinaus optimierten sie die Berechnungsprozess-Performance, um mit der gewachsenen Datenmenge Schritt halten zu können. On top entwickelten die eWorks Word-Experten verschiedene Microsoft Word-Dokumentgeneratoren, um DIN A4-Zeitpläne und DIN-A6-Terminkarten zu generieren, aus denen der Anwender auf Knopfdruck PDFs erstellen und per E-Mail versenden kann. Last, but not least beauftragte die Targecy GmbH noch ein WordPress-Plugin, das Website-Anmeldungen direkt per CSV-Import einlesen kann. Dank der äußerst produktiven Microsoft Office Plattform konnte auch dieser Wunsch in wenigen Tagen in die Tat umgesetzt werden. Diese maßgeschneiderte Softwarelösung für diese hochkomplexe Aufgabenstellung zeigt, dass es fast nichts gibt, das VBA-Entwickler nicht durch praktische Excel-Makros programmieren könnten!

Suchen auch Sie einen Softwareentwickler für ein digitales Planungstool oder eine andere Software für Unternehmen? Falls ja: als Word-, Excel- und Outlook-Spezialist prüfen wir gerne all Ihre Anforderungen und liefern einen Prototyp mit klarem Fahrplan für den Ausbau – pragmatisch, kosteneffizient und schnell. Sprechen Sie uns einfach an!