Outlook-Programmierung eines XRechnungs-Tools für den Landesbetrieb LBB

Entwicklung eines maßgeschneiderten Outlook-Addins für den Landesbetrieb Liegenschafts- und Baubetreuung (LBB)

Der Landesbetrieb LBB (Mainz) beauftragte eWorks Mitte 2021 mit der Entwicklung eines individuellen Outlook-Add-Ins, um seinen E-Mail-Workflow und den Verarbeitungsprozess von E-Rechnungen im XML-Datenformat (XRechnungen) zu optimieren. Denn öffentliche Behörden waren bereits damals verpflichtet, XRechnungen zu unterstützen, weshalb der LBB für sein Team ein intelligentes Outlook-Add-In programmieren lassen wollte, um den täglichen E-Mail-Verkehr zu vereinfachen. Zu diesem Zweck veröffentlichte der LBB eine Ausschreibung zur Suche nach einem zertifizierten Microsoft Outlook-Programmierer, der Auftrag wurde schließlich an eWorks vergeben.

Kernfunktion der entwickelten Outlook-VBA-Lösung ist ein automatisierter Verarbeitungsworkflow für XRechnungen, der alle eingehenden E-Mails mit XRechnungen inklusive Dateianhängen automatisiert verarbeitet. Dabei werden die E-Mails zunächst vollautomatisch revisionssicher archiviert. Anschließend werden sie je nach Bearbeitungsstatus in die entsprechenden Outlook-Ordner verschoben wie „XRechnung in Bearbeitung“, „XRechnung akzeptiert“ oder „XRechnung abgelehnt“. Diese übersichtliche Organisation aller XRechnungen vereinfacht die Rechnungsprüfung und verhindert vor allem auch eine Doppelverarbeitung. Nach abgeschlossener Prüfung werden aus vorgefertigten Outlook-Textbausteinen automatisch entsprechende Eingangsbestätigungen, Mängellisten oder Fehlermeldungen generiert.

Weil Anwender mit XML-Daten in der Regel wenig anfangen können, wurden zusätzliche VBA-Makros programmiert, um XRechnungen in menschenlesbare, „normale“ Rechnungen umzuwandeln und als XHTML- oder PDF-Dokumente (welche aus den XHTML-Dokumenten erzeugt werden) anzuzeigen. Auf diese Weise können Anwender – ganz wie früher! – XRechnungen einfach als PDF-Dokumente am Bildschirm prüfen. Und was Anwender freut, freut auch den LBB: denn der Rechnungsprüfungsprozess kann für XRechnungen quasi unverändert beibehalten werden. Als sprichwörtliches „Sahnehäubchen“ wurden dem entwickelten Outlook-VBA-Add-In ein paar clevere Helferlein spendiert, welche automatisch die XML-Daten der XRechnungen analysieren und daraus relevante Informationen wie Kontaktdaten und Rechnungsnummern extrahieren. Dadurch verringert sich der manuelle Arbeitsaufwand und potenzielle Fehlerquellen werden eliminiert.

Um die Herzen der Anwenderschaft zu gewinnen, wollte der LBB darüber hinaus noch weitergehende Outlook-Makros erstellen lassen, die Outlook-Anwendern nützliche Komfortfunktionen bieten. Darunter vor allem ein Repository für Word-Textbausteine mit vorformulierten Standardantworten, Checklisten und vorab erstellten Word-Formularen, die als Vorlage dienen und per Knopfdruck in E-Mails eingefügt werden können. Die Outlook-Textbausteine tragen nicht nur zur Vereinheitlichung, Vereinfachung und Beschleunigung der E-Mail-Korrespondenz bei, sondern sorgen darüber hinaus auch für konsistente Kommunikationsabläufe über das Team hinweg. eWorks unterstützte seinen Auftraggeber beim Erstellen von Outlook-Textbausteinen, zukünftig erweitert und pflegt der Auftraggeber die Textbausteine jedoch eigenverantwortlich und ohne technischen Support – da kinderleicht und kosteneffizient in Eigenregie möglich.

Technisch erfolgte die Outlook-Add-In-Programmierung mit Outlook VBA (kurz für „Visual Basic for Applications“), einer bewährten und robusten Programmiersprache von Microsoft, die zur Automatisierung von Aufgaben in Microsoft Office verwendet wird. (Die Alternative Microsoft .NET / C# wurde zwar erwogen, aus verschiedenen Gründen aber verworfen.) Zur XRechnungs-PDF-Generierung wird der Microsoft Edge-Webbrowser im sogenannten „Headless“-Modus verwendet, der PDF-Dokumente ohne Benutzerinteraktion erstellt – die von Anwendern dann am Bildschirm betrachtet, gespeichert, versendet, ausgedruckt oder wie auch immer weiterverarbeitet werden können. Für die Bedienoberfläche wurde ein eigenes Menü („Ribbon“) mit grafisch ansprechenden Buttons für die verschiedenen Outlook-VBA-Makros in die allseits vertraute Outlook-Oberfläche integriert: Outlook-Anwendern verspricht die gewohnte Outlook-Optik einen sofortigen Wiedererkennungseffekt, schnelle Eingewöhnung und gute Akzeptanz. Dank der starken Edge- und Outlook-API waren keine kommerziellen Softwarelizenzen (beispielsweise von Adobe oder anderen Drittanbietern) erforderlich, was den Projektkosten zugutekam. Die eingesparten Projektkosten konnten stattdessen verwendet werden, um gleich beide aktuellen Industriestandards „Cross Industry Invoice“ (CII) und „Universal Business Language“ (UBL) zu unterstützen.

Zu guter Letzt stand die nahtlose Integration des entwickelten Outlook-Add-Ins in die bestehenden Outlook-Installationen der verschiedenen Behörden-Standorte an: hierfür wurde eine benutzerfreundliche Standort-Umschaltung programmiert, um standortindividuelle Konfigurationsdaten wie z. B. E-Mail-Adressen über bequeme Outlook-Formulare zu verwalten. Die Softwareverteilung erfolgt über Windows-Gruppenrichtlinien (GPO), was eine schnelle und sichere Bereitstellung auch bei großen Benutzerzahlen gewährleistet. Zur inhaltlichen Pflege wurde zudem ein dateibasierter Konfigurationsmechanismus programmiert, der es Systemadministratoren erlaubt, auch fachliche Änderungen zentral vorzunehmen und einfach auszurollen. Um den hohen Sicherheitsanforderungen des Auftraggebers gerecht zu werden, wurden alle VBA-Makros in Outlook mittels Code-Signing-Zertifikat nach aktuellem Stand der Kryptographie qualifiziert digital signiert.

Nach nur wenigen Monaten planen, Outlook programmieren und qualitätssichern war es endlich so weit: das LBB-Outlook-Add-In erblickte das Licht der Welt. Im Rahmen der Pilottests wurden noch einige „Change Requests“ (Anforderungsänderungen) identifiziert, nachbeauftragt und programmiert, kurze Zeit später wurde die finale Outlook-Lösung in den produktiven Betrieb gestellt. Nach dem erfolgreichen Rollout unterstützt eWorks den LBB bei der langfristigen Wartung und Weiterentwicklung des Outlook-Add-Ins im Rahmen eines bedarfsorientierten Supports. Durch die Einführung dieses Outlook-Add-Ins wird der LBB-Rechnungsprüfungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch benutzerfreundlicher für die Anwender gestaltet.

Das LBB-Outlook-Add-In ist ein gelungenes Beispiel für die Fähigkeit von eWorks, maßgeschneiderte Softwarelösungen zu entwickeln und nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren, die Anwendern den Arbeitsalltag durch innovative Automatisierungen spürbar erleichtern.