Excel-VBA-Programmierung und Word-Vorlagen-Erstellung für Montblanc

Entwicklung eines Excel-Tools und Erstellung von Word-Vorlagen für Excel-Proforma-Rechnungen als PDF

Im Frühjahr 2024 beauftragte die Montblanc Deutschland GmbH (Hamburg) eWorks als Frankfurter Microsoft-Partner und VBA-Dienstleister mit der Professionalisierung, Optimierung und Erweiterung eines bestehenden Excel-Proformatools. Das Excel-Tool hatte sich über Jahre stetig weiterentwickelt und war im Einsatz, stieß aber an technische Grenzen.

Technischer Ausgangspunkt war ein bestehender Excel-Proforma-Rechnungsgenerator, der bereits PDF-Dokumente über Word-Vorlagen erzeugte, aber stabiler, pflegbarer und funktionaler werden musste, damit er den Anforderungen im Tagesgeschäft wieder sauber standhält. Im Alltag zeigte sich vor allem, dass Produktdaten und Preise verlässlich aktuell sein müssen, dass Stammdaten-Änderungen wie Standorte, Vorlagen und Steuersätze konsistent berücksichtigt werden müssen und dass Bedienung, Wartbarkeit und Performance nicht mehr zu den Anforderungen passten, sobald regelmäßig Änderungen anstehen und mehrere Varianten zuverlässig abgedeckt werden müssen.

Als erster großer Schritt wurde die Excel-Arbeitsmappe neu strukturiert, Eingaben, Ausgaben und Stammdaten wurden sauber getrennt und der Rechenkern zentralisiert, damit Wartung leichter wird, typische Fehlerquellen wegfallen und die Verarbeitung spürbar flüssiger läuft. Terminologie und Benutzerführung, etwa die Differenzierung Beleg <-> Auftragsbestätigung <-> Lieferschein, wurden bewusst beibehalten, die Oberfläche aber gleichzeitig aufgeräumt – damit sich neue Anwender schneller einfinden, erfahrene Excel-Spezialisten aber weiterhin zurecht kommen. Für zukünftig leichtere Änderungen an Produktdaten, Standortdaten sowie weiteren Stamm- und Bewegungsdaten wurde ein Excel-Formular erstellt, damit Montblanc diese im Betrieb eigenständig pflegen kann – zukünftig auch ohne erforderliche Excel-Programmierung.

Im nächsten Schritt wurde die Word-Programmierung konsequent nachgezogen, sodass die Excel-VBA-Programmierung über Word-Rechnungsvorlagen und Lieferscheinvorlagen die PDF-Ausgabe zuverlässig erzeugt und das Unternehmensdesign sauber abbildet. Dazu mussten die Word-Spezialisten neue Word-Vorlagen erstellen, die Preise und Kosten inklusive der Umsatzsteuer-Kalkulation sowie Kopf- und Fußzeilen konsistent darstellen und Änderungen nicht jedes Mal zum Vorlagen-Puzzle machen. Ergänzend wurden länderspezifische Word-Vorlagen erstellt und hinterlegt, um ausländische Standorte abzubilden, und dabei auch andere Sprachen, Umsatzsteuersätze und Währungen zu berücksichtigen. Für Anwender ist dieser Vorgang komplett transparent, ohne dass diese zum Word-Experten werden müssen: Schaltfläche drücken – und fertig ist das Proforma-Rechnungs-PDF!

Ein spezieller technischer Baustein betrifft die Art, wie die Word-Vorlagen im Excel-Tool bereitgestellt werden: Die Word-Vorlagen sind als Base64-kodierte Inhalte in der Arbeitsmappe hinterlegt, werden bei Bedarf als temporäre .docx-Dateien rekonstruiert, in Microsoft Word geöffnet, über Textmarken mit Excel-Daten befüllt und anschließend als PDF ausgegeben; dadurch müssen die Vorlagen beim Deployment nicht als lose Dateien verteilt und gepflegt werden, sondern sind kontrolliert im Tool enthalten. Dabei kümmerten sich die VBA-Programmierer um sämtliche Aspekte wie z. B. Produkt-Datenbank, Excel-Berechnungslogik, Word-Dokumenterstellung, PDF-Generierung sowie Eingaben und Ausgaben bis hin zur Bereitstellung im engen Zusammenspiel mit dem Auftraggeber, damit das Tool im vorgesehenen Nutzerkreis in den Filialen zuverlässig genutzt werden kann. Im laufenden Ablauf wird die Erstellung über einen zentralen „Drucken“-Button gestartet, und ein Fortschrittsbalken zeigt während der Verarbeitung den Status an. Im Anschluss wurde das Excel-Tool so erweitert, dass es die jeweils gepflegten, aktuellen Daten verwendet, Kopf- und Fußzeilen bei Bedarf anpasst und aktuelle Preise konsistent heranzieht, damit Kostenberechnungen nachvollziehbar und korrekt erfolgen; der spezielle „Admin-Modus“ mit Kennwort stellt sicher, dass Stammdaten nicht versehentlich geändert werden.

Nach der Inbetriebnahme nutzt Montblanc im Alltag ein kompaktes Microsoft-Excel-Tool, das unabhängig vom schwergewichtigen Warenwirtschaftssystem / WaWi / ERP existiert, agil erweitert und geändert werden kann und dem Team eine reaktionsschnelle, angenehme Bedienoberfläche im vertrauten Look & Feel von Microsoft Office bietet. Die eWorks Excel-Programmierer begleiten den Auftraggeber im laufenden Betrieb als „verlängerte Werkbank“, unterstützen bei Bugfixes und Fehlerbehebungen, übernehmen Change Requests, projektieren Erweiterungen und setzen sie zügig um, sodass das Tool durch reale Nutzung weiter reift, statt nach dem Projektabschluss zu veralten. Solche Referenzen zeigen außerdem grundsätzlich, warum kleine Microsoft-Office-Tools im Unternehmensumfeld oft eine pragmatische Ergänzung zu schwerfälliger Standardsoftware sind, weil sich Prozesse mit Microsoft Excel, Microsoft Word, Outlook, PowerPoint oder Access und VBA oft schneller und näher am Fachbereich abbilden lassen, Office-nahe Lösungen vor Ort häufig als „Werkzeug“ akzeptiert werden und eine Lösung je nach Bedarf sowohl als Provisorium als auch als dauerhaftes „Permasorium“ funktionieren kann, während sie zugleich als Prototyp dient, der Machbarkeit, Bedienbarkeit und Prozesslogik für eine spätere Umsetzung im Kernsystem praktisch erprobt.

Sie möchten ebenfalls Prozesse digitalisieren und suchen einen VBA-Entwickler? Sie möchten Excel programmieren, Word-Vorlagen erstellen lassen oder benötigen eine andere Auftragsprogrammierung für Microsoft Word, Excel, Access, PowerPoint oder Outlook mit VBA oder Microsoft .NET und C#? Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihre unverbindliche Kontaktaufnahme!