Excel-VBA-Programmierung für die Goethe-Universität Frankfurt

Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Vergabewesen durch Microsoft Excel Makros

Nach intensiver Suche beauftragte die Goethe-Universität Frankfurt am Main eWorks als zertifizierten Excel-Spezialisten und Microsoft-Partner im Dezember 2018 mit der Entwicklung einer maßgeschneiderten Excel-VBA-Lösung zur Optimierung des Ausschreibungsprozesses für Reinigungsdienstleistungen. Gesucht wurde ein qualifizierter Excel-Dienstleister, der sowohl die technischen als auch visuellen Anforderungen an die Vergabedokumente umsetzen konnte. Der Auftrag kam vom Bereich Immobilienmanagement, das für das Gebäudemanagement aller vier Universitätsstandorte verantwortlich ist: Campus Westend, Riedberg, Bockenheim und Ginnheim. Die regionale Nähe war nicht nur für persönliche Meetings praktisch, sondern auch für den direkten Draht in die Uni: eWorks beschäftigt zahlreiche Ehemalige der Goethe-Universität – sogar die beiden Gründer und Geschäftsführer haben dort einst Informatik gebüffelt. Heimspiel! Um direkt loslegen zu können, wurde ein flexibler Support-Vertrag abgeschlossen, damit eWorks quasi als „verlängerte Werkbank“ auf Zuruf Excel-Makros programmieren, erweitern und optimieren konnte. Seitdem wurden mehr als hundert Tickets erfolgreich bearbeitet und mehrere Personenmonate Entwicklungsleistung investiert.

Ursprünglich wurde die Excel-Lösung für Vergabeunterlagen im Bereich Reinigungsdienstleistungen entwickelt, doch der Appetit kam mit dem Essen: Nach und nach wurde sie auf weitere Ausschreibungsverfahren erweitert – von Glasflächenreinigung über Winterdienst bis hin zu Sicherheitsdienstleistungen. Dabei wurde besonderer Wert auf eine benutzerfreundliche Gestaltung gelegt. Alle Excel-Formulare sind im Corporate Design der Goethe-Universität gehalten, mit Uni-Farben, praktischen Zellformaten und einer intuitiven Navigation. Ein Blattschutz verhindert ungewollte Änderungen (für alle, die mal versehentlich die gesamte Tabelle markieren und auf „Löschen“ drücken). Um maximale Kompatibilität zu gewährleisten, wurde bewusst auf VBA-Makros in den Formularen verzichtet – damit läuft die Lösung nicht nur in Excel 2021, Excel 2019 und Excel 2016, sondern auch in Excel für Mac, auf Mobilgeräten und jeder anderen Excel-Variante. Für die analoge Fraktion wurden die Formulare zusätzlich für den DIN A4-Druck optimiert – selbstverständlich mit Universitätslogo, Kopf- und Fußzeilen und druckoptimiert.

Die entwickelte Excel-Vergabesoftware mit VBA-Makros fügt sich nahtlos in Microsoft Office 365 ein und automatisiert den gesamten Ausschreibungsprozess. Bieterbewertungen? Gehen jetzt auf Knopfdruck. Kriteriengewichtung? Dynamisch einstellbar. Vergabeformulare? Werden direkt aus den eingegebenen Daten erstellt. Die Wertungsmatrix nach VgV sorgt dafür, dass sich die Bewertungskriterien flexibel an jede Ausschreibung anpassen lassen – Submissionseröffnung, Vergabeakte und revisionssichere Dokumentation inklusive. Smarte Plausibilitätsprüfungen verhindern fehlerhafte Eingaben und garantieren eine konstant hohe Datenqualität. So bleibt den Vergabestellen mehr Zeit für das Wesentliche – und weniger Ärger mit Excel-Fehlermeldungen.

Doch damit nicht genug: Es wurden zusätzliche Excel-VBA-Tools entwickelt, um den Ausschreibungsprozess weiter zu automatisieren. Angebotsdaten können jetzt strukturiert erfasst, automatisch gewichtet und bewertet werden. Die ermittelten Werte dienen als transparente Entscheidungsgrundlage für eine Vergabe. Ein eigens entwickelter Excel-Import sorgt dafür, dass eingereichte Angebote automatisch erfasst und verarbeitet werden, wodurch manuelle Dateneingabe nahezu überflüssig wird. Auch eine statistische Datenanalyse mit Pivot-Tabellen und VBA kam dazu – sie analysiert und vergleicht frühere Vergabeverfahren, sodass Ausschreibungen auf Basis valider Daten optimiert werden können.

Neben Excel wurde noch ein Word-Formular zur Erfassung von Bildnachweisen entwickelt. Es bietet Formular-Steuerelemente und Bildplatzhalter für Produktspezifikationen und Bilder – damit die Vergabestelle nicht nur Zahlen, sondern auch anschauliche Produktabbildungen digital erfassen kann. Ein integrierter Dokumentschutz sorgt für eine einheitliche Struktur, damit die Goethe-Universität die gesammelten Daten problemlos weiterverarbeiten kann.

Wie so oft wuchs mit der Nutzung auch der Anspruch an die Performance. Irgendwann zeigte sich, dass die Berechnungslogik an ihre Grenzen stieß – ein typisches Luxusproblem erfolgreicher Software. Durch den Einsatz von Array-Formeln wie SUMMENPRODUKT und INDEX-VERGLEICH sowie gezieltem Caching konnten die Berechnungen massiv beschleunigt werden. Das Ergebnis: Sämtliche Kalkulationen laufen nun in Echtzeit. Fortschrittsbalken? War gestern. Sanduhr-Animationen? Überflüssig. Die Geschwindigkeit trägt nicht nur zur Effizienzsteigerung bei, sondern auch zur Anwenderzufriedenheit – denn niemand schaut gerne Excel beim Rechnen zu.

Eine besondere Herausforderung stellten die unterschiedlichen Zahlen- und Datenformate in den Inventarlisten dar. Diese verhinderten zunächst eine standardisierte Verarbeitung, konnten aber durch maßgeschneiderte VBA-Makros normalisiert und vereinheitlicht werden. Dadurch ließen sich auch große Datenmengen effizient bereinigen und auswerten. Zudem erwies sich die Ähnlichkeit der verschiedenen Ausschreibungsverfahren als Vorteil: Einmal entwickelte Makros konnten mit nur minimalen Anpassungen für neue Vergaben wiederverwendet werden. Dadurch mussten keine Räder neu erfunden werden – stattdessen konnten thematische Überschneidungen in technische Synergien umgewandelt werden, was Zeit und Kosten sparte.

Nach der erfolgreichen Umsetzung wurde die Excel-VBA-Lösung in den Regelbetrieb des Immobilienmanagements der Goethe-Universität überführt. Zur Qualitätssicherung wurden Beta-Tester aus der Fachabteilung eingebunden, um die Ausschreibungsunterlagen zu validieren. Damit die Software auch langfristig zukunftssicher bleibt, wurden umfassende Dokumentationen und Schulungen erstellt. Ein kontinuierlicher Excel-Support durch eWorks stellt sicher, dass die Software nicht nur lauffähig bleibt, sondern auch an aktuelle Vergaberichtlinien angepasst wird. Regelmäßige Wartungen, Updates und Change-Requests sorgen dafür, dass die Excel-Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.

eWorks ist Microsoft-Partner mit über 25 Jahren Erfahrung in der Excel-Programmierung und verfügt über ein Team aus zertifizierten Microsoft-Excel-Entwicklern. Unsere erfahrenen VBA-Entwickler realisieren maßgeschneiderte Excel-VBA-Lösungen, Excel-Makros und Excel-Add-ins für Unternehmen, Hochschulen und öffentliche Auftraggeber. Neben VBA-Entwicklung bieten wir auch die Erstellung von COM-Add-ins mit C# und .NET sowie moderne Web-Add-ins für alle Plattformen und mobile Geräte an. Unser Team aus Excel-Spezialisten unterstützt Sie bei der Automatisierung und Optimierung Ihrer Excel-VBA-Lösungen – sei es durch die Entwicklung neuer Funktionen oder durch die professionelle Anpassung bestehender Makros. Wenn Sie ein Excel-Makro erstellen lassen oder gezielt einen VBA-Programmierer für Ihr Unternehmen suchen, sind wir Ihr zuverlässiger Partner. Kontaktieren Sie uns jetzt – unser Team aus Excel-VBA-Entwicklern steht Ihnen gerne für Ihr nächstes Projekt zur Verfügung.