Excel-Programmierung REWE Recruiting-Datenbank

Excel-VBA-Entwicklung eines HR-Reportingtools für Bewerberdaten

Die REWE Markt GmbH beauftragte eWorks als Frankfurter Excel-Spezialist im Juli 2022 mit der Entwicklung eines Excel-Tools für den HR-Bereich. REWE wollte ein Reporting-Tool in Excel programmieren lassen, welches die monatliche Erfassung, Auswertung und Visualisierung von Bewerbungs- und Einstellungszahlen vollständig automatisiert.

Schnell war klar: Microsoft Excel und VBA sind die optimale Wahl. Bereits vor Projektbeginn war Microsoft Excel das bevorzugte Analyse-Tool des Unternehmens. REWE hatte im Vorfeld einen Excel-Prototyp entwickelt, der als konzeptionelle Vorlage diente. Excel/VBA versprach daher im Vergleich zu alternativen Plattformen (wie beispielsweise COM-Addins mit .NET und C#) geringere Kosten sowie optimale Akzeptanz bei den Anwendern und Anwenderinnen. Vor Ort vorhandene Excel-Programmierer und -Lizenzen erleichterten die Entscheidung zusätzlich. Das REWE Reporting-Tool wurde daher als Excel-Arbeitsmappe mit eingebetteten Excel-Makros programmiert (.xlsm-Datei) und ein modernes REWE Menüband („Ribbon“) zur Benutzerführung integriert.

Die entwickelte Excel-Lösung sollte die Zusammenführung verschiedener Auswertungen zu einem zentralen Reporting-Tool ermöglichen, weiterhin das Erscheinungsbild der Berichte vereinheitlichen und den Wartungsaufwand reduzieren. Damit eine mühsame, manuelle Datenaggregation fortan der Vergangenheit angehört, sollte eine zentrale Recruiting-Datenbank für Bewerbungsdaten, Einstellungen, Rückzieher und Planzahlen realisiert werden. Als besonders hilfreich erwies sich dabei die Vollautomatisierung des Datenimports inklusive der Aufbereitung großer ERP-Datenexporte mit vielen hunderttausend Zeilen. Um eine optimale Performance sicherzustellen (denn niemand wartet gerne!), werden große Datensätze on-the-fly klassifiziert, kategorisiert und aggregiert. Dadurch werden nur die tatsächlich relevanten Daten gespeichert, was den Platz- und Zeitbedarf deutlich reduziert. Ergänzend können Filterkriterien definiert werden, um die Auswertung auf Teilmengen zu beschränken. Und durch eine vollautomatische Anonymisierung werden DSGVO-Vorgaben erfüllt und die Datensicherheit nachhaltig gewährleistet.

Sind die HR-Daten einmal im Reporting-Tool importiert, bietet es flexible numerische und visuelle Auswertungen: Übersichten und Berichte sind sowohl regional als auch national einsehbar und können bequem nach Vertriebsbereichen, Ausbildungsbereichen, Schulabschlüssen, Bewerberstatus, Ausbildungsgängen und vielen mehr gefiltert werden. Die Datenvisualisierung erfolgt kompakt oder detailliert – stets im REWE Corporate Design. Für Poweruser wurden mächtige Dashboards mit Pivot-Diagrammen und Datenschnitten erstellt, die dynamisches Filtern und komfortables Analysieren ermöglichen. Zu guter Letzt ermöglicht ein programmierter Excel-Export, Auswertungen in Excel-Dateien umzuwandeln. Diese können als .XLSX- oder .PDF-Dateien gespeichert, gedruckt oder versendet werden.

Aufgrund der starken Microsoft Excel-VBA-Plattform waren zur Erreichung der anfänglichen Projektziele nicht mehr als 10 Personentage erforderlich. Wie immer bei Softwareentwicklungsprojekten kam der sprichwörtliche Appetit beim Essen, sodass die ursprünglichen Projektziele höher gehängt wurden, kaum waren diese erreicht. Insgesamt nahm die Excel-Programmierung etwa 25 Personentage in Anspruch – eine konkurrenzlose, zeit- und kosteneffiziente Lösung im Vergleich zu alternativen Programmierplattformen.

Mit dem entwickelten HR-Tool konnte REWE seine Effizienz um ein Vielfaches steigern. Der manuelle Aufwand wurde drastisch eingedampft, Prozesse beschleunigt und Fehlerquellen minimiert – ein echter Gamechanger. Die Anwender profitieren von einer digitalen Lösung, die effizient, flexibel und zukunftssicher ist. Im Anschluss an die Fertigstellung und Inbetriebnahme unterstützt eWorks seinen Auftraggeber regelmäßig bei Fragen zur Bedienung, etwaigen Programmfehlern sowie der Planung und Umsetzung von Zusatzfunktionen.

Das HR-Reportingtool beweist, wie maßgeschneiderte Softwarelösungen Prozesse vereinfachen und Kosten senken können. Ob Automatisierung, Datenanalyse oder individuelle Reporting-Tools – wir setzen Ihre Anforderungen präzise und effizient um. Wir können Excel-Makros programmieren, Onlineshops und Websites jeder Art entwickeln, Datenbanken und Schnittstellen programmieren und noch vieles mehr. Möchten auch Sie Ihre Prozesse durch maßgeschneiderte Softwarelösungen digitalisieren? Lassen Sie uns Ihre Prozesse revolutionieren – mit einer Lösung, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Kontaktieren Sie uns und starten Sie Ihre digitale Transformation!