Excel-Programmierung eines dynamischen Pricing-Tools für RAJA

Entwicklung eines dynamischen Pricing-Tools für die Rajapack GmbH mit Microsoft Excel & VBA

Die Rajapack GmbH, Teil der internationalen RAJA-Gruppe, beauftragte eWorks im August 2019 mit der Entwicklung eines dynamischen Pricing-Tools auf Basis von Microsoft Excel und VBA. Zur technischen Umsetzung wurde daher ein erfahrener Excel-Entwickler gesucht, der eine maßgeschneiderte Lösung für die Preisberechnung entwickeln konnte. Ziel war eine flexible und automatisierte Lösung zur Preiskalkulation und Simulation von Produktpreisen, die den Anforderungen des deutschen Marktes entsprach und perspektivisch auf weitere Vertriebsregionen ausgedehnt werden konnte. Diese Excel-Auftragsprogrammierung wurde als eigenständige Lösung im Rahmen eines Festpreisauftrags umgesetzt.

In der ersten Projektphase entstand eine Excel-Arbeitsmappe (.xlsm) mit einer zentralen Preisblatt-Vorlage im Corporate Design (CD), die als Grundlage für beliebig viele Produktkalkulationen diente. Zunächst war die Kalkulation mehrerer Produkte in einer einzigen Excel-Datei vorgesehen, wobei jede Region separat berücksichtigt wurde. Die ursprüngliche Struktur war speziell auf den deutschen Markt ausgerichtet. Mit steigenden Anforderungen wurde sie modifiziert, um Preisberechnungen für weitere Länder wie die Schweiz zu ermöglichen. Statt einer zentralen Datei erhielt jedes Produkt eine eigene Excel-Mappe.

Durch eine einheitliche und generische Struktur konnte der automatisierte Import aus unterschiedlichen Datenquellen realisiert werden. Einkaufspreise, Verkaufspreise und Marktinformationen aus bis zu zehn verschiedenen Excel-Dateien werden automatisiert eingelesen. Eine flexible Import-Konfiguration erlaubt es dabei, Spaltennamen sowie Tabellenblattnamen und Importbereiche individuell anzupassen. Zusätzlich ermöglicht ein dynamisches Excel-Menü (Ribbon) die intuitive Bedienung auch für erstmalige Anwender. Individuell programmierte Excel-Funktionen automatisieren Bearbeitungsschritte, schützen Zellinhalte vor unbeabsichtigten Änderungen und ermöglichen komplexe Berechnungen, beispielsweise das Runden von Preisen nach unternehmensinternen Regularien. Eine spezielle Formel-Reset-Funktion erlaubt es, Werte flexibel zu simulieren und auch wieder zurückzusetzen. Letzteres wurde insbesondere für Preisanpassungen genutzt, um Testwerte schnell verwerfen und ursprüngliche Berechnungen wiederherstellen zu können. Speziell diese Umsetzung erforderte fundierte Kenntnisse in Excel VBA Programmierung, da komplexe Makrofunktionen integriert wurden.

Aufgrund wachsender Anforderungen wurde das Tool zu einem so genannten Excel-Addin (.xlam) weiterentwickelt. Sämtliche Funktionen wurden zentralisiert, um neue Features zukünftig effizienter zu warten und bereitzustellen. Bereits bestehende Preiskalkulationen blieben dank dieser Architektur rückwärtskompatibel, wertvolle Arbeit ging also nicht verloren. Das programmierte Excel Add-In startet automatisch beim Excel-Start, aktiviert sich aber erst beim Öffnen einer geeigneten Preisblatt-Arbeitsmappe. Ein integrierter Admin-Bereich ermöglicht es, Konfigurationen direkt im Excel-VBA-Addin anzupassen, ohne dazu eine neue Version ausrollen zu müssen. (Zum typischen Customizing gehört beispielsweise die Anpassung von Spaltennamen für Excel-Importe / Excel-Exporte, die Definition von Standardpfaden für Excel-Datenquellen sowie Zielverzeichnisse für Kalkulationen.) Der Importprozess wurde dabei derart generalisiert, dass Daten aus bis zu zehn verschiedenen Excel-Quellen in die Preisblätter eingelesen und automatisch aufbereitet werden können. Fortschrittsdialoge und Validierungen (fehlende Pflichtfelder, ungültige Werte etc.) sorgen dabei für Transparenz und Datensicherheit.

Ergänzend wurde eine Export-Funktion entwickelt, um aktualisierte Preislisten und ERP-kompatible Datenquellen per Knopfdruck zu generieren. Diese Funktionen unterstützen den Vertrieb bei kurzfristigen Preisänderungen und erleichtern die Datenintegration in externe IT-Systeme. Ein Logging-Mechanismus protokolliert sämtliche Exportfehler und -änderungen und stellt die Nachvollziehbarkeit zur Qualitätssicherung sicher. Im Log-File werden daher sämtliche Änderungen an Produktpreisen erfasst, einschließlich vorheriger und neuer Artikelpreise. Typische Fehlerfälle wie fehlende Pflichtfelder oder inkonsistente Datenformate werden ebenfalls aussagekräftig ausgewiesen und können schnell behoben werden. Digitales Sahnehäubchen war die VBA-Programmierung einer Excel-basierten Datenquelle für den ERP-Import. Hierbei wird eine definierte Vorlage automatisch mit kalkulierten Preisdaten gefüllt und direkt ins ERP-System eingespielt. Fortschrittsdialoge informieren über den Status des Exports und unterstützen Anwender durch gezielte Fehlermeldungen bei der systematischen Datenvalidierung.

Seit September 2021 wird das RAJA-Pricing-Tool im Rahmen einer Supportvereinbarung betreut. Dabei unterstützt eWorks seinen Auftraggeber zuverlässig als „verlängerte Werkbank“, also genau wie dies auch ein internes Softwareentwickler-Team der IT-Abteilung tun würde. Die kontinuierliche Weiterentwicklung erfolgt durch erfahrene Excel-Programmierer und Excel-Spezialisten, die regelmäßig neue Anforderungen umsetzen und Optimierungen durchführen. Seit Beginn des Projekts wurden auf diese Weise über 50 Personentage für Entwicklung und Erweiterung aufgewendet. Dank der professionellen Betreuung durch die Excel Makro Entwickler bleibt die Repricing-Lösung auch langfristig zuverlässig einsetzbar.

Das RAJA-Pricing-Tool demonstriert, wie flexibel Excel und VBA auch für komplexe Unternehmensanforderungen eingesetzt werden können. Benötigen Sie eine individuelle Excel-Programmierung, möchten aber keinen Excel Freelancer beauftragen? Wir als Excel Makro Dienstleister unterstützen Sie mit unseren erfahrenen Excel-Entwicklern. Fordern Sie jetzt ein unverbindliches Angebot an! Tipp: Unternehmen, die lieber mit einem Excel-Programmierer-Stundensatz kalkulieren möchten, profitieren bei eWorks von transparenten Preismodellen. Oder besitzen Sie bereits bestehende Excel-Tools? Dann nutzen Sie unseren professionellen Excel Support für Ihre vorhandenen Excel-Lösungen!