Erstellung von Office-Vorlagen für die FITKO (Föderale IT-Kooperation)

Entwicklung von Word-Dokumentvorlagen & PowerPoint-Präsentationsvorlagen für Microsoft Office 365

Die von Bund und Ländern getragene FITKO (Föderale IT-Kooperation) mit Sitz in Frankfurt am Main hat eWorks als langjährig erfahrenen Microsoft Office-Spezialisten im Sommer 2019 mit der Erstellung professioneller Word- und PowerPoint-Templates beauftragt. Zielsetzung war die Entwicklung von Microsoft Office-Vorlagen zur schnellen und einfachen Erstellung verschiedenartigster Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen im exakten Corporate-Design.

Als Basis dienten vom Auftraggeber gestaltete, grafische Designentwürfe der zu erstellenden Word-Dokumente und PowerPoint-Präsentationen. Diese rein visuellen Entwürfe wurden durch eWorks technisch aufbereitet und anschließend in Word-Dokumentvorlagen (.dotx-Dateien) und PowerPoint-Präsentationsvorlagen (.potx-Dateien) umgesetzt. Dabei gestaltete eWorks alle erstellten Word- und PowerPoint-Templates exakt nach Vorgabe und schliff diese in enger Abstimmung mit seinem Auftraggeber fein – bis hin zur Erzielung eines stimmigen Gesamtbildes.

Als besondere Herausforderung stellte sich die Heterogenität der unterschiedlichen Word-Templates heraus, welche in Aufbau, Umfang und Funktionalität so vielfältig und facettenreich waren wie deren Einsatzzweck. Anders als bei der Erstellung von Word-Vorlagen üblich, konnten nicht alle Wordvorlagen von einer gemeinsamen Master-Vorlage abgeleitet werden, sondern musste Vorlage für Vorlage einzeln geplant, realisiert und abgenommen werden. Von einfachen Briefvorlagen über Protokoll-Vorlagen bis hin zu komplexen Konzept-Vorlagen mit einer großen Varianz an Überschriften, Aufzählungen, Abbildungen, Tabellen, Deckblättern, Platzhaltern, Verzeichnissen etc. war alles dabei.

Als besonderes Bonbon gesellten sich ergänzend noch weitere Vorlagen für Tischaufsteller und Namensschilder, etc. inklusive Seriendruck-Funktion hinzu, um dutzende Schilder per Mausklick in einem Rutsch generieren und drucken zu können – beispielsweise anhand einer Excel-Adressliste oder Access-Datenbank. Auf den Einsatz von VBA-Programmierung und Word-Makros wurde bei alledem bewusst verzichtet, um Zeit und Kosten im Projektablauf zu sparen.

Wie immer bei der Erstellung von Word-Vorlagen kam der Bedienbarkeit („Usability“) eine Schlüsselrolle zu: der Einbau moderner Inhaltssteuerelemente wie Mini-Kalender, Felder, Bildplatzhalter etc. sowie Formatvorlagen, Seriendruckfelder und Rechenfunktionen sind nur einige der spendierten Komfortfunktionen. Anwender können nun 100% Corporate-Design-konforme Office-Dokumente erstellen – mit Vorlagen, die sie gerne nutzen, weil sie Fehler vermeiden und Zeit sparen.

eWorks hat die FITKO bei dieser Office-Vorlagen-Entwicklung von Projektbeginn an tatkräftig unterstützt: beginnend mit einem ersten, persönlichen Beratungsgespräch über die technische Planung der zahlreichen PowerPoint- und Word-Templates sowie deren Gestaltung bis hin zur Übergabe und Abnahme aller entwickelten Vorlagendateien. Durch den gesamten Projektverlauf hindurch hat eWorks seinen Auftraggeber kontinuierlich beraten, frühzeitig Änderungs- und Zusatzwünsche erkannt, aufgezeigt und einbezogen – wie dies von einem agilen Entwicklungsprozess erwartet werden darf. Im Anschluss an den erfolgreichen Projektabschluss und die Inbetriebnahme der Office-Vorlagen unterstützt eWorks die FITKO weiterhin bei Fragen zur Bedienung, etwaigen Fehlern oder möglichen Änderungs- und Erweiterungswünschen an den Word- und PowerPoint-Vorlagen.