Entwicklung Word-Vorlagen für Geschäftskorrespondenz

VBA-Entwicklung "intelligenter" Microsoft Word-Vorlagen

Der „Zentralverband Elektrotechnik- und Elektronikindustrie e.V.“ (ZVEI) mit Sitz in Frankfurt am Main hat eWorks beauftragt, auf Basis einer gestalteten Design-Vorlage verschiedene Microsoft Word-Vorlagen und eine PowerPoint-Vorlage für unterschiedliche Geschäftsprozesse zu entwickeln. Die zu erstellenden MS Office-Vorlagen sollten sich durch einfache Anwendbarkeit, Corporate Design-Konformität und nützliche Zusatzfunktionen auszeichnen. Ziel war eine Aktualisierung des Layouts von Briefen, Notizen, Protokollen und anderen Microsoft Office-Dokumenten nach einem Relaunch des Corporate Designs (CD). Zugleich sollte eine Prozesskostenreduzierung beim Erstellen von Word-Dokumenten erreicht werden.

Die Word-Vorlagenentwicklung begann mit der Analyse des überlassenen Styleguides, der Schriftarten, Farben, Logos und alle anderen, gestalterischen Aspekte des Unternehmensdesigns definierte. Basierend auf dem Styleguide wurde eine Master-Vorlage entwickelt, welche die Gemeinsamkeiten aller zu erstellenden Vorlagen beinhaltete: Kopfzeile, Fußzeile, Abstände und Formatvorlagen. Die entwickelte Word-Vorlage wurde dem Auftraggeber übergeben und in enger Abstimmung so lange feingeschliffen, bis die Konformität mit dem Corporate Design erreicht war.

Nachdem die Master-Wordvorlage erstellt war, widmete sich die zweite Projektphase der VBA-Programmierung einiger Word-Makros als „Helferlein“ für die zukünftigen Anwender. Diese VBA-Makros sollten nicht nur die Dokumenterstellung beschleunigen, sondern gleichzeitig auch den Umstieg auf die neuen Word-Vorlagen schmackhaft machen - kurzum: Zeit sparen und dabei Freude machen. Zum Beispiel wurde durch VBA-Entwicklung eine „just-in-time-Personalisierung“ der Word-Vorlagen programmiert, damit Anwender ihre Daten (Name, Durchwahl, E-Mail-Adresse, Abteilung, etc.) nicht jedes Mal neu eintippen müssen, sondern vorausgefüllt vorfinden. Weiterhin wurde per VBA-Makro eine Funktion zum Einfügen von Partner-Logos programmiert, die auf Knopfdruck blitzschnell und CI-konform eingefügt und auch wieder gelöscht werden können. Auf Wunsch des Auftraggebers wurde zudem ein Word-Makro zur Sprachumschaltung Deutsch / Englisch entwickelt, damit deutsche und englische Dokumente mit ein und derselben Vorlage erstellt werden können. (Die Entwicklung und Wartung mehrerer Sprachvarianten pro Word-Vorlage entfallen dadurch.) Zu guter Letzt wurde die Master-Vorlage per Word-Dokumentschutz abgesichert, um unbeabsichtigte oder beabsichtigte CI-Verletzungen wie z. B. das Ändern von Kopf- oder Fußzeile zu verhindern.

In der dritten und letzten Projektphase wurden die verschiedenen Microsoft Word-Vorlagen wie Brief, Notiz, Protokoll etc. von der zuvor programmierten Master-Vorlage abgeleitet und entsprechend angepasst. Jede einzelne Word-Dokumentvorlage wurde dem Auftraggeber übergeben, besprochen und so lange feingeschliffen, bis eine Abnahme möglich war. Schlussendlich waren alle 9 Word-Vorlagen CI-konform entwickelt und konnten erfolgreich abgenommen werden.

eWorks hat seinen Auftraggeber beginnend mit der technischen Konzeption der Microsoft Word-Vorlagen über die Vorlagenerstellung und VBA-Programmierung bis hin zur Installation und Inbetriebnahme unterstützt. Der ZVEI nutzt die entwickelten Word-Vorlagen seitdem zur Verfassung der Geschäftskorrespondenz, und profitiert von Corporate Design-konformen Word-Dokumenten bei gleichzeitiger Zeit- und Kostenersparnis. Im Anschluss an die Inbetriebnahme steht eWorks seinem Auftraggeber für Fragen zur Bedienung, zur Fehlerbehebung (Gewährleistung) oder für etwaige Änderungswünsche zur Verfügung.