Entwicklung eines Vertragsmanagers für die INSITE-Interventions GmbH

Umsetzung auf Basis von Microsoft SharePoint, Microsoft Power Apps und Microsoft Power Automate

Im Auftrag der INSITE-Interventions GmbH übernahm eWorks am März 2021 die Konzeption und Entwicklung eines Vertragsmanagers. Ziel war es, eine zentrale und benutzerfreundliche Plattform zu schaffen, die eine strukturierte Verwaltung von Verträgen und Vertragsperioden ermöglicht und gleichzeitig die Einhaltung von Fristen unterstützt.

Der Vertragsmanager wurde als maßgeschneiderte SharePoint-Lösung realisiert. Er basiert auf einer SharePoint-Website mit individuellen Listen für Verträge, Vertragsperioden und weiterer Details. Ein Vertrag kann aus einer oder mehreren Vertragsperioden bestehen, die die Laufzeitdetails definieren. Zudem können Verlinkungen zu Dokumenten hinterlegt werden, die in einem sicheren Cloudspeicher abgelegt sind, um eine zentrale und geschützte Ablage relevanter Vertragsunterlagen zu gewährleisten.

Zur Vereinfachung der Vertragsverwaltung wurde ein benutzerfreundliches Formular mit Microsoft Power Apps implementiert. Dadurch können Nutzer Verträge schnell und komfortabel erfassen sowie die zugehörigen Vertragsperioden direkt anlegen oder bearbeiten. Dies reduziert Fehlerquellen und steigert die Effizienz der Datenpflege.

Zur Einhaltung von Vertragsfristen wurden in Microsoft Power Automate verschiedene Workflows erstellt, die Benutzer per E-Mail an wichtige Vertrags- und Fristtermine erinnern. Dazu gehören unter anderem Erinnerungen an Kündigungsfristen sowie Hinweise auf das Ende eines Miet- oder Leasingvertrags. Zusätzlich wurde eine Funktion zur Pausierung von Erinnerungen eingeführt, um mehr Flexibilität bei der Verwaltung der Vertragsbenachrichtigungen zu ermöglichen.

eWorks begleitete INSITE-Interventions bei der vollständigen Umsetzung bis hin zum laufenden Betrieb. Seit der Fertigstellung wurden verschiedene Erweiterungen integriert und Supportleistungen erbracht.