Entwicklung einer Vertragsverwaltung

Umsetzung auf Basis von Microsoft SharePoint, Microsoft Power Apps und Microsoft Power Automate

Wer kennt es nicht? Verträge liegen zwar gesammelt auf dem Netzlaufwerk, doch eine gut durchsuchbare Übersicht fehlt. Erinnerungen an Kündigungsfristen erfolgen nicht automatisiert und ob ein Vertrag aktuell aktiv, gekündigt oder verlängert wurde, muss oft erst zeitaufwändig recherchiert werden. Genau aus dieser Situation heraus entstand bei eWorks die Idee, eine zentrale, übersichtliche und benutzerfreundliche Lösung zur digitalen Vertragsverwaltung zu schaffen - direkt auf Basis der bestehenden Microsoft 365-Plattform.

Die Umsetzung basiert auf vertrauten Microsoft 365-Technologien, wobei SharePoint Online als zentrales Daten-Backend dient. Hier wurde eine strukturierte Vertragsliste erstellt, in der alle relevanten Vertragsinformationen wie Vertragsart, Laufzeit, Fristen, Verantwortliche und Status zentral und durchsuchbar gespeichert werden – die ideale Grundlage für ein effizientes Vertragsmanagement mit Microsoft 365.

Über ein modernes, mit Microsoft Power Apps entwickeltes Formular können neue Verträge komfortabel erfasst und bestehende Verträge einfach bearbeitet werden. Das Formular ermöglicht zusätzlich die direkte Anlage von Vertragsperioden, in denen Laufzeiten, Fristen und weitere Details übersichtlich abgebildet werden – ganz ohne separate Tools oder Excel-Listen.

Power Automate sorgt im Hintergrund für die notwendige Prozessautomatisierung. Dazu gehören insbesondere automatisierte Erinnerungen per E-Mail bei bevorstehenden Vertragsabläufen und relevanten Kündigungsfristen. Diese Automatisierung reduziert manuelle Aufwände erheblich und erhöht die Termintreue im gesamten Vertragsprozess.

Diese Lösung ermöglicht es Verträge zentral, effizient und revisionssicher zu verwalten – mit vollständiger Integration in die bestehende Microsoft 365-Umgebung und ohne den Einsatz zusätzlicher Drittsoftware. Das Projekt wurde erfolgreich realisiert und ist bei eWorks bereits produktiv im Einsatz.

Verwendete Technologien

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