Word-Vorlagen-Erstellung für die STAR COOPERATION

Entwicklung intelligenter Word-Briefvorlagen mit Microsoft Office 365 & VBA

Die STAR COOPERATION GmbH (Böblingen) als weltweit tätiges Projektplanungs- und Beratungsunternehmen für Automotive- und andere Projekte hat eWorks als Frankfurter Word-Spezialist 2018 mit der Erstellung von Word-Vorlagen für Briefe und andere Word-Dokumente beauftragt.

Die STAR COOPERATION wollte „intelligente“ Word-Vorlagen erstellen lassen, um einen über Jahre entstandenen Wildwuchs an Wordvorlagen einzudämmen, die für verschiedene Standorte und unterschiedliche Firmierungen dupliziert und angepasst worden sind. eWorks als Wordvorlagen-Agentur wurde beauftragt, eine einheitliche, zentrale Briefvorlage in neuem Design zu erstellen, die zukünftig von sämtlichen Anwendern an allen Standorten markenübergreifend verwendet werden kann und gleichzeitig als technisches Fundament für alle weitergehenden Wordvorlagen dient. Auf diese Weise sollte die inhaltliche und technische Pflege sowie die funktionale Weiterentwicklung der Word-Templates zentralisiert werden, um professioneller, konsistenter und gleichzeitig kostensparender zu sein. Die langfristige Pflege der Word-Vorlagen sollte jedoch weiterhin durch die IT-Abteilung des Auftraggebers selbst erfolgen und insbesondere auch ohne Programmierkenntnisse möglich sein, um notwendige Änderungen jederzeit selbst einpflegen zu können.

Schwerpunkte im ersten Projektabschnitt waren die persönliche Beratung und gemeinsame Evaluierung der technischen Realisierungsvarianten, beispielsweise C# vs. VBA als Programmiersprache und Word-Makros vs. Word-Addin als Architektur, wodurch sich verschiedene Kombinationsmöglichkeiten ergaben. Schnell wurde jedoch klar, dass vorrangig die bisherige Vorlagenanzahl reduziert werden musste, weil die dezentrale Pflege und Wartung von zig Wordvorlagen schlichtweg zu zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig war. Die Entscheidung fiel letztlich für eine „intelligente“ Briefvorlage auf Basis von Microsoft Office 365 und VBA, die sich flexibel an Standort und Firmierung anpassen und so die Anforderungen aller Anwender an allen Standorten aller Marken erfüllen kann.

Entwickelt wurde schlussendlich eine „intelligente“ Wordvorlage mit separaten, aber kombinierbaren Umschaltmöglichkeiten für Firmierung und Standort sowie hinterlegten Standardwerten, die sich jederzeit per Mausklick ändern lassen – wobei sich das Word-Vorlagen-Layout vollautomatisch der jeweiligen Firmierung anpasst. Bei Bedarf können Firma und Standort beliebig oft umgeschaltet werden, beispielsweise weil ein Word-Brief nacheinander für mehrere Firmierungen und / oder Standorte versendet werden muss.

On-Top wurde der Briefvorlage noch eine zeitsparende Empfänger-Eintragung spendiert, die per Outlook-Programmierung eine Kontaktauswahl erlaubt und anschließend das Adressfeld befüllt – bequem und intuitiv per Button-Klick im Word-Menüband („Ribbon“). Individuell programmierte Word-VBA-Makros, moderne Inhaltssteuerelemente, Platzhalter und Formatvorlagen ermöglichen eine optimale Bedienbarkeit, hohe Anwenderakzeptanz und – als netten Nebeneffekt – maximale Kompatibilität mit zukünftigen Microsoft Office-Versionen. Hintergedanke war nicht zuletzt auch, die Erstellung von Word-Dokumenten so schnell und einfach wie möglich zu gestalten, um die Akzeptanz der Anwender zu gewinnen – all dies bei 100% Corporate-Design-Konformität.

Apropos Corporate-Design: bei dieser Gelegenheit wurde das neue „all-in-one-Template“ auch gleich in puncto Vorlagen-Gestaltung modernisiert, indem gestaltete Design-Entwürfe durch eWorks exakt umgesetzt und der Word-Vorlage hinterlegt wurden – und zwar geschützt, damit Anwender dieses Corporate-Design weder unbeabsichtigt noch beabsichtigt beeinträchtigen können. Das in die Jahre gekommene Vorlagen-Design gehörte somit genauso der Vergangenheit an wie vom Corporate-Design abweichende Word-Briefe.

Abschließend wurde für die IT-Abteilung des Auftraggebers ein CSV-Import programmiert, um alle relevanten Daten über Niederlassungen und Geschäftsbereiche dynamisch aus CSV-Dateien importieren und Änderungen somit ohne Programmierkenntnisse einpflegen zu können. Veraltete Anschriften, Fußzeilen oder andere Vorlageninhalte waren somit aus der Welt, ebenso wie die Abhängigkeit von einem technischen Word-Dienstleister oder ausufernder Pflegeaufwand: alle entwickelten Word-Vorlagen passen sich zukünftig vollautomatisch sofort an die jeweils aktuellen Unternehmensdaten an.

eWorks hat die STAR COOPERATION bei dieser Word-Vorlagen-Erstellung von Projektbeginn an tatkräftig unterstützt: beginnend mit einem ersten Beratungsgespräch und der Bedarfsanalyse über die technische Planung und Gestaltung der Briefvorlagen samt VBA-Programmierung bis hin zur Übergabe und Abnahme aller entwickelten Word-Templates und Zusatzfunktionen.

Im Anschluss an die planmäßige Inbetriebnahme der Wordvorlagen 2019 unterstützt eWorks seine Auftraggeberin als Word-Experte kontinuierlich im Rahmen eines Supportvertrages bei verschiedenen Folgeprojekten auf Zuruf: beispielsweise durch weitere Word-Makro-Programmierungen wie z. B. eine praktische Dokumentart-Umschaltung (Brief <-> Rechnung). Oder durch die Erstellung zusätzlicher Word-Formulare für weitere Geschäftsprozesse, die auf den bereits entwickelten Vorlagen aufgebaut wurden, indem Layout und VBA-Makros zeit- und kostensparend vererbt wurden. Oder durch persönliche Beratung zu weitergehenden Word-Programmierungen bis hin zu völlig neuen Word-Addins. Oder durch Ad-hoc-Unterstützung bei allen Fragen, Bedienschwierigkeiten und sonstigen Problemen rund um die erstellten Word-Vorlagen bzw. zu Microsoft Office 365 allgemein.

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