Word-Vorlagen-Erstellung für die Frankfurter Sparkasse 1822

Erstellung intelligenter Word-Vorlagen & VBA-Makro-Programmierung mit Office 365

Die Frankfurter Sparkasse als eine der größten Sparkassen Deutschlands hat eWorks als langjährig erfahrenen Microsoft Word-Spezialisten im Juli 2019 mit der Erstellung professioneller Word-Vorlagen beauftragt. Konkret wollte die Frankfurter Sparkasse ca. ein Dutzend intelligente Word-Vorlagen erstellen lassen – für die Fraspa selbst, aber auch für die Tochtergesellschaft „1822direkt“. Zielsetzung war es, dass Word-Anwender Briefe, Protokolle, Mitteilungen etc. zukünftig schneller, fehlerfreier und bequemer erstellen können – bei 100% Corporate-Design-Konformität.

Der 1. Projektabschnitt diente der Erstellung einer Word-Briefvorlage, die als Basis für alle zukünftigen Vorlagen dienen sollte und exakt an das Unternehmensdesign angepasst wurde: Schriftarten, Farben, Abstände, Logos etc. wurden mit Word 2016 exakt auf das Corporate Design des Unternehmens abgestimmt. Die erstellte Brief-Vorlage wurde anschließend in enger Abstimmung mit der Sparkasse perfektioniert und schlussendlich abgenommen.

Im 2. Projektabschnitt wurde die erstellte Briefvorlage durch VBA-Programmierung mit cleveren Komfortfunktionen ausgestattet. Beispielsweise mit einer automatischen „Absenderdaten-Ausfüllung“, damit Bearbeiter*Innen Durchwahl, Anschrift, E-Mail-Adresse etc. nie wieder per Hand ausfüllen müssen, nie wieder fehlerhaft ausfüllen und gleichzeitig Zeit sparen – Brief für Brief. Mit einer flexiblen Favoriten-Funktion, um schnell mal Briefe im Namen Dritter schreiben zu können. Mit einer „Geschäftsbereich-Umschaltung“ per Mausklick, die Inhalt und Layout in Millisekunden austauscht. Und last, but not least: mit einer „Briefpapier-Umschaltung“, die zukünftig auch weißes Blankopapier und PDF-Druck erlaubt (oder auch vorbedrucktes Briefpapier wie gehabt). Besonderes Bonbon: alles ist auch nachträglich noch möglich, damit fertige Word-Dokumente jederzeit mit einem anderen Briefpapier versehen und / oder für andere Geschäftsbereiche wiederverwendet werden können.

Im 3. und letzten Projektabschnitt wurden ca. 10 zusätzliche Word-Templates für Protokolle, Mitteilungen etc. von der zuvor erstellten Briefvorlage abgeleitet. Zu guter Letzt wurde Wordvorlage für Wordvorlage durch moderne Inhaltssteuerelemente (Mini-Kalender, Felder, Checkboxen, Formeln, …) und maßgeschneiderte Schnellbausteine auf ihren Einsatzzweck hin optimiert und per Dokumentschutz vor Fehlbedienung geschützt. Word-Dokumente können dadurch zukünftig nicht nur schneller und effizienter erstellt werden – sondern auch Spaß machen!

Der sportliche Zeitplan sah eine kurzfristige Finalisierung binnen weniger Wochen vor, weshalb keine Zeit zu verlieren war. Für den Schnellzugriff auf sämtliche Funktionen wurden sprechende Buttons in die vertraute Word-Menüleiste („Ribbon“) integriert, so dass keine Anwenderschulung erforderlich wurde: intuitiver und bequemer geht es kaum – und zeitsparender ebenfalls nicht. Layout und VBA-Makros wurden von der Mastervorlage auf alle weiteren Templates vererbt und mussten nur ein einziges Mal finalisiert werden, was Zeit und Kosten sparte und den Entwicklungsprozess insgesamt erheblich beschleunigte.

eWorks hat die Frankfurter Sparkasse bei der Umsetzung ihrer Word-Vorlagen von Projektbeginn an tatkräftig unterstützt: beginnend mit dem ersten Beratungsgespräch über die technische Planung der Word-Vorlagen über die Gestaltung und Word-Programmierung bis hin zur Übergabe und Abnahme aller programmierten Word-Vorlagen. Im Anschluss an die Inbetriebnahme steht eWorks seinem Auftraggeber als Word-Experte für Bedienfragen zur Verfügung sowie für etwaige Fehlerberichte und gelegentliche Erweiterungswünsche an den entwickelten Word-Vorlagen.

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