Entwicklung eines Excel-Tools zur automatischen Erstellung von PowerPoint-Präsentationen

VBA-Programmierung eines PowerPoint-Folien-Generators als Microsoft Excel-Addin

Als zertifizierter VBA-Programmierer und Microsoft-Partner wurde eWorks Ende 2019 vom Leichtbau- und Technologiezentrum der BMW Group mit der Programmierung eines Excel-Addins zur Generierung von PowerPoint-Präsentationen beauftragt. Zielsetzung war es, Excel-Mappen mit einer Art Serienbrief-Funktion zu versehen, um auf Knopfdruck vollautomatisch mehrere PowerPoint-Slides nach unterschiedlicher Zusammenstellung für verschiedene Zielgruppen erstellen zu können – einfach, fehlerfrei, blitzschnell.

Zu Projektbeginn galt es zunächst, die erforderliche Excel-Arbeitsmappe zu erstellen (.xlsx-Datei) und aufzubereiten, sodass diese zukünftig vom Excel Add-In identifiziert und exportiert werden kann. Mittels komfortabler Bedienelemente wie Auswahllisten, Validierungen, Auto-Filtern etc. wurden bequeme Interaktionsmöglichkeiten integriert, die das Sortieren, Filtern und Exportieren zu einem Kinderspiel machen.

Im zweiten Schritt folgte die Erstellung einer PowerPoint-Vorlage (.potx-Datei) mit dem Corporate Design für alle zu generierenden PowerPoint-Folien. Basierend auf dem BMW Group CI Design wurde ein professionelles PowerPoint-Template erstellt, das vom entwickelten Excel-Addin zum PowerPoint-Folien erstellen herangezogen wird. Verschiedene Slides wie Titelseite, Intro, Outro etc. bilden die PowerPoint-Folien ab, deren Content durch Platzhalter vollautomatisch befüllt wird. Die konsequente Abrundung dieser Funktionalität bildet eine programmgesteuerte Agenda-Aktualisierung, vergleichbar mit dem sich automatisch aktualisierenden Inhaltsverzeichnis in Word-Dokumenten.

Im dritten und letzten Schritt war als Bindeglied zwischen Excel-Mappe und PPT-Vorlage ein Excel-Addin zu programmieren. Hierfür kamen erstmals Excel-VBA-Makros ins Spiel, weil sich nur durch VBA-Programmierung alle benötigten Funktionalitäten in Excel programmieren lassen. Die Funktionalität des entwickelten Excel-Addins ist dabei so simpel wie genial: auf Knopfdruck werden alle relevanten Excel-Zeilen identifiziert, ausgelesen, aufbereitet, für den PowerPoint-Export formatiert und in einen neu erstellten Katalog eingefügt – Titelseite, Inhaltsverzeichnis, Content und Outro, et voilà! Weil nicht jeder Anwender ein VBA-Experte ist, wurde zum komfortablen Zugriff ein „BMW“-Reiter im Excel-Menüband („Ribbon“) integriert, um die Funktionalität direkt per Mausklick anstoßen zu können. Was in der Vergangenheit oft Zeit und Nerven kostete – macht plötzlich Spaß!

eWorks konnte seinen Auftraggeber von Projektbeginn an kontinuierlich unterstützen: beginnend mit der technischen Konzeption über die PowerPoint-Vorlagen-Erstellung und Excel-Programmierung bis hin zur Übergabe und Abnahme des fertiggestellten Excel-Tools. Während des gesamten Verlaufs konnte der aktuelle Projekt-Status und -Fortschritt dabei jederzeit vom Auftraggeber eingesehen werden – mithilfe des bewährten eWorks-Ticketsystems. Auf diese Weise wird die Kommunikation kanalisiert und für alle Projektbeteiligten transparent dokumentiert, welche Teilaufgaben bereits erledigt sind, welche noch ausstehen und wie lange bereits an den jeweiligen „Tickets“ gearbeitet wurde. Im Anschluss an die Inbetriebnahme bietet eWorks als Excel-Spezialist seinem Auftraggeber zuverlässige Remote-Unterstützung rund um Bedienfragen, Fehlerberichte oder Erweiterungswünsche des PowerPoint-Tools.

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