Outlook-Programmierung eines E-Mail-Speicher-Tools

Outlook-Entwicklung & VBA-Programmierung von Outlook-Makros

Der Hausmeisterservice Michael Schenk (Meckenheim) hat eWorks mit der Entwicklung einer kompakten, aber produktivitätssteigernden Microsoft Outlook-Erweiterung beauftragt: der „SchenkOutlookTools”. Zielsetzung war die Unterstützung der Innendienst-Mitarbeiter durch ein unauffälliges Outlook-Addin zum schnellen und fehlerfreien Speichern von E-Mails, das sich nahtlos in Microsoft Outlook 2010 integriert, die Bearbeitungszeit verkürzt und Bedienfehler unwahrscheinlicher macht - kurzum: die Prozesseffizienz eines alltäglichen Routinevorgangs optimiert.

Die Softwareentwicklung für Outlook 2010 erfolgte mittels VisualBasic for Applications (VBA), die Bedienoberfläche wurde direkt in den Outlook-Ribbon integriert und mit den VBA-Makros verknüpft. Die Makros unterstützen die Outlook-Anwender beim Speichern von E-Mails, indem sie das zentrale Netzlaufwerk des Auftraggebers sowie das E-Mail-Speicherformat fest vorgeben, wodurch den Anwendern die Entscheidung für Ablageort und Speicherformat abgenommen wird, die Bearbeitungszeit reduziert wird und Fehlentscheidungen vermieden werden. Weiterhin schlägt das Outlook-Add-In basierend auf einer definierten Dateinamen-Nomenklatur automatisch sinnvolle Dateinamen inklusive Datumsstempel vor, die Anwender nur noch per Mausklick bestätigen müssen: das zentrale und fehlerfreie Abspeichern von E-Mails erfordert somit nur noch 2 Mausklicks.

eWorks hat die VBA-Programmierung der Outlook-Makros durchgeführt, qualitätsgesichert und dem Auftraggeber übergeben. Die Outlook-Lösung wurde anschließend gemeinsam mit dem Auftraggeber auf den entsprechenden Zielsystemen installiert. Im Anschluss an die Inbetriebnahme stand eWorks seinem Auftraggeber für technischen Support, Fehlerbehebung (Gewährleistung) und mögliche Änderungs- und Erweiterungswünsche („Change Requests”) des Outlook-Tools zur Verfügung. Die Mitarbeiter des Auftraggebers nutzen das Outlook-Addin seitdem täglich zum schnellen und unkomplizierten Speichern von Outlook E-Mails.

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