Zeiterfassung: schon wieder eine?

Zeiterfassungssysteme gibt es viele. Sie sind häufig funktional umfangreich und schon seit langem auf dem Markt. Genau hier liegt der Grund, der ein neues System sinnvoll macht. Fast alle klassischen Zeiterfassungssysteme wurden entwickelt als die Arbeitsstruktur anders war als heute. Typischerweise richten sie sich nach drei Grundsätzen:

    1. Arbeitsplatz in einem Firmenstandort

    2. Aufgabenabwicklung in relativ großen Zeitblöcken

    3. Hohe Anzahl von Anwendern

Dieses Bild hat sich in den letzten Jahren tiefgreifend verändert. Die Verbreitung des Internets, die Dezentralisierung von Unternehmensstrukturen und die Flexibilisierung der Arbeitsabläufe charakterisieren die neuen beruflichen Profile. Heute werden täglich mehrere Tätigkeiten bei Kunden, aus Home Offices, sogar aus Hotellobbies und Flughäfen über Hotspots abgewickelt. Und in keiner anderen Berufsgruppe ist diese Umwandlung deutlicher zu spüren als in der Dienstleistungsbranche. Hier eignen sich die traditionellen Zeitmanagementsysteme nicht mehr.

Ortsgebundene Systeme und Mobile Fachkräfte: passen sie zueinander?

Sie passen nicht. Stellen wir uns die Mitarbeiter einer Support-Abteilung vor, die ihre Dienste meistens außer Haus leisten. Die Erfassung ihrer gearbeiteten Zeit ist ein Muss, denn sie ist die Basis für den Umsatz der Abteilung. Wenn aber der Zugriff auf das Erfassungssystem nur dort möglich ist, wo das System selbst sitzt, kann die Erfassung nur nachträglich stattfinden. Ob der Mitarbeiter seine Daten per Email verschickt oder auf seinem Laptop speichert und beim nächsten Besuch seines Büros abgibt, das ändert nichts an der Tatsache, dass dieses Verfahren zeitverzögert und aufwendig ist - vom Risiko fehlerhafter oder inkonsistenter Daten ganz zu schweigen.

TimeEngine – Zeiterfassung von Dienstleistern für Dienstleister

Umfassend, jedoch schlank und benutzerfreundlich, ist TimeEngine für die Dienstleistung entwickelt worden. Sie bietet alle Funktionen, die Fachkräfte in dieser Branche für die Erfassung, Verwaltung und Dokumentation ihrer Projekte und Tätigkeiten benötigen. TimeEngine basiert auf Web-Architektur ohne Software auf dem einzelnen Arbeitsplatz, und ist somit von jedem webfähigen PC oder mobilen Gerät standortunabhängig abrufbar.

Alle Daten können jederzeit aktualisiert werden. Während der Eingabe werden sie auf Konsistenz geprüft und zentral gespeichert. Dadurch wird zu jedem Zeitpunkt Akkuratheit und Vollständigkeit gewährleistet.

TimeEngine bietet die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Projekten und Mitarbeiter zu verwalten und lässt sich daher für Unternehmen jeder Größe dimensionieren, auch für kleine Firmen oder einzelne Abteilungen.

Insellösungen? Nein, danke

Auch die Daten von Mitarbeitern mit speziellen Aufgabenprofilen müssen in das gesamte Verwaltungssystem des Unternehmens einfließen. Selbst bei kleinen und mittelständischen Unternehmen besteht der Bedarf nach einer Integration von Zeiterfassung mit anderen Anwendungen - beispielsweise für die Weitergabe der bearbeiteten Zeiten an Gehaltsabrechnungssysteme.

Durch eine offene Architektur und die Verwendung anerkannter Standards für Datenhaltung und –struktur ist TimeEngine in beliebige Systeme integrierbar, unter anderen SAP und sonstige ERP-Lösungen, Projektmanagementsysteme, Reportingsoftware inklusive Excel, sowie kundenspezifische Anwendungen.

Sicherheit und Datenschutz

Daten über Mitarbeiter und Kunden sind „per se” vertraulich und verpflichten zum Datenschutz. TimeEngine ermöglicht die Definition verschiedener Benutzerrollen und Zugriffsberechtigungen. Informationen, die nicht allgemein verfügbar sein dürfen, können für alle ausgeblendet werden außer für übergeordnete Benutzer mit Verwaltungsrechten.

Darüber hinaus lässt sich TimeEngine mit IT-Sicherheitstechnologien für Authentisierung, Datenverschlüsselung oder Netzwerkschutz nahtlos kombinieren.

Skalierbar auch für die Geldbörse

TimeEngine ist auf die Anforderungen der Dienstleistung zugeschnitten. In dieser Branche können Unternehmen sehr unterschiedliche Größen haben. Auswahlkriterien für Softwarelösungen sind hier nicht nur Anzahl der Anwender und vorhandene Systemkapazität, sondern auch Kosten und Verwaltungsaufwand.

Aus diesem Grund bietet TimeEngine nicht nur eine Archiktektur, die sich an jede IT-Infrastruktur anpassen kann, sondern auch entsprechend flexible Preismodelle, auf Wunsch auch als ASP-Implementierung.