VBA-Programmierung eines Access-Serienbriefs

Erweiterung einer Accessdatenbank um Word-Serienbriefe & Outlook-Mailings

InfoTech by DCS als Essener IT-Dienstleister hat eWorks mit der Weiterentwicklung einer Microsoft Access-Auftragsdatenbank im Kundenauftrag beauftragt. Zielsetzung war die vollständig automatisierte Information von Kunden über Immobilien-Objekte durch personalisierte Microsoft Word-Serienbriefe und Outlook-Mailings, auf Wunsch inklusive PDF-Dateianhang.

Der ursprünglich geplante Lösungsansatz, nämlich die Verwendung der Microsoft Word-Serienbrieffunktion, erwies sich leider als nicht tragfähig: zwar unterstützen Word-Serienbriefe sowohl Print- als auch E-Mail-Mailings, jedoch keine Dateianhänge. Die Lösung bestand daher in der VBA-Programmierung eines Access-Serienbrief-Generators, der das Anhängen der PDF-Attachments an Briefe bzw. E-Mails durch Word-Automation bzw. Outlook-Automation realisiert.

Der Access-Serienbrief-Generator wurde direkt in die Formulare der Access 2010-Datenbank integriert und kann nach Auswahl einer Kundenliste jederzeit einfach per Mausklick gestartet werden. Einmal gestartet, werden vollautomatisch die benötigten Empfängerdaten eingelesen, pro Empfänger (je nach Präferenz) ein individueller Brief bzw. eine individuelle E-Mail erzeugt sowie ggf. der Dateianhang angehängt. Die Verwendung von CC- bzw. BCC-Listen war leider nicht möglich, da die Serienbriefe bzw. Serien-E-Mails durch empfängerindividuelle Angaben zu personalisieren waren. Als besondere, technische Herausforderung stellte sich heraus, die generierten Outlook-E-Mails mit einer Outlook-Signatur nach Wunsch versehen zu können.

eWorks hat seinen Auftraggeber bei der Umsetzung des Access-Serienbrief-Generators von Anfang an unterstützt: beginnend mit der Planung über die Access-, Word- und Outlook-Programmierung mit Office 2010 bis hin zur Übergabe und Inbetriebnahme der Access-Lösung. Im Anschluss an die Installation steht eWorks seinem Auftraggeber für Bedienfragen, eventuelle Fehlerberichte (Gewährleistung) und mögliche Erweiterungswünsche zur Verfügung.

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