VBA-Programmierung einer Excel-Lösung zur Inventur

Entwicklung eines Inventurtools mit intelligentem CSV-Import mit Microsoft Excel 2007 & VBA

Die Helmut von den Hoff GmbH & Co.KG (Düren, Aachen, Bonn und St. Augustin) stellt Dachdeckerbetrieben ein umfangreiches Sortiment von Dachprodukten aus erster Hand zur Verfügung und hat eWorks mit der Programmierung einer maßgeschneiderten Individualsoftware zur Unterstützung des jährlichen Inventurprozesses beauftragt.

Zielsetzung war die Entwicklung einer komfortablen Softwarelösung zum einfachen und fehlerfreien Import von Artikelstammdaten aus dem Warenwirtschaftssystem, zur Generierung von übersichtlichen Laufzetteln und zum Export der erfassten Inventurliste in das weiterverarbeitende System.

Die Softwareentwicklung erfolgte mit Microsoft Excel 2007 und VBA („VisualBasic for Applications“). Die Bedienoberfläche wurde als komfortable Excel-Lösung mit eigener Menüführung entwickelt („Ribbon“), die Funktionaliäten wie z. B. der CSV-Import wurde in Form von VBA-Makros entwickelt und integriert. Als besondere Herausforderung während der VBA-Programmierung stellte sich der „intelligente“ CSV-Import heraus, der selbstständig erkennen musste, ob Datensätze hinzuzufügen, zu löschen oder zusammenzuführen sind. Ein Fortschrittsbalken samt Statusanzeige und Abbruchmöglichkeit runden die CSV-Importfunktion ab und ermöglichen auch bei einer fünfstelligen Anzahl von Datensätzen einen angenehmen Bedienkomfort.

Der Softwareentwicklungsprozess erfolgte in zwei Phasen und kam ohne ein explizites Pflichtenheft aus: in Phase 1 wurde ein Prototyp des Inventurtools entwickelt, das sämtliche Bedienelemente und Masken - aber noch keinerlei Funktionalität besaß („Klick-Dummy“). Basierend auf diesem Prototyp wurden die Anforderungen im Gespräch mit dem Auftraggeber noch einmal verfeinert und schlussendlich darauf basierend der Auftrag zur Fertigstellung des Inventur-Tools vergeben. In Phase 2 programmierte eWorks die durch den Prototyp skizzierte Funktionalität „nur noch“ zu Ende, und konnte die Excel-Anwendung (fast) ohne weitere Anforderungsklärung fertigstellen.

eWorks hat das Excel-Tool konzipiert, entwickelt, qualitätsgesichert und dem Auftraggeber übergeben. Im Anschluss unterstütze eWorks den Auftraggeber bei der Installation und der Inbetriebnahme der Excel-Anwendung. Der Auftraggeber nutzt das entwickelte Inventurtool seitdem zum Importieren von WaWi-Daten, zur Anfertigung und Zusammenführung von Laufzetteln und zum Datenexport in das weiterführende System, und spart dabei sowohl Arbeitszeit als auch Prozessfehlerkosten ein.

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