VBA-Entwicklung Microsoft Access-Projektdatenbank

Programmierung einer Datenbank zur Projektverwaltung durch Access 2007 und VBA-Entwicklung

Die Full-Service-Agentur für den Non-Profit-Bereich Scharrer Social Marketing (Obernburg) hat eWorks beauftragt, eine Datenbank zur Unterstützung der Projektabwicklung zu entwickeln: die Projektdatenbank. Zielsetzung war die Prozessoptimierung der Projektanlage, Projektverwaltung und Projektdurchführung.

Die Projektdatenbank wurde als Microsoft Access-Datenbank konzipiert, um ohne zusätzlichen Datenbankserver auszukommen und um sich nahtlos in die bestehende Office-Installation des Auftraggebers zu integrieren. Die anschließende Programmierung erfolgte mit Microsoft Access 2007 und VBA („VisualBasic for Applications“).

Die Softwareentwicklung begann mit dem Entwurf eines relationales Datenmodells in Gestalt einer Access 2007-Datenbank, das anschließend mit dem Auftraggeber besprochen und feingeschliffen wurde. Nach dessen Fertigstellung wurden die benötigten Access-Formulare entwickelt, um Daten eingeben, auflisten, anzeigen, bearbeiten und löschen zu können. Anschließend wurden nach Vorgabe des Auftraggebers einige Access-Berichte entwickelt und gestaltet, um erfasste Projektdaten auswerten und z. B. als E-Mail versenden, ausdrucken oder nach Microsoft Excel exportieren zu können. Als letztes wurden die benötigten Zusatzfunktionen durch VBA-Entwicklung realisiert, wozu unter anderem eine Access-Dateiablage und ein PDF-Generator für die Versendung von Dokumenten per E-Mail gehörte.

Als besondere Herausforderung stellte sich die Anforderung heraus, beliebig viele Dateianhänge von beliebiger Größe verwalten zu können, ohne dadurch die Access-Datenbank immer weiter wachsen zu lassen. Die technische Lösung bestand in der VBA-Entwicklung einer externen Dateiablage außerhalb der Access-Datenbank, die nichts desto trotz nahtlos in alle Masken und Dialoge integriert wurde: Dateien lassen sich einfach hochladen, speichern und wieder öffnen, ohne dass dadurch die Größe der Access-Datenbank anschwillt.

eWorks hat die Projekt-Datenbank entwickelt, qualitätsgesichert, dem Auftraggeber übergeben und bei Installation und Inbetriebnahme geholfen. Im Anschluss an die Übergabe unterstützte eWorks seinen Auftraggeber bei Fragen zur Bedienung und durch die Entwicklung von kleineren Anpassungen und Zusatzfunktionen. Dessen Mitarbeiter verwenden die Access-Projektdatenbank seitdem zur Verwaltung ihrer Projekte und sparen somit täglich Zeit und Kosten.

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