TextEngine Textbaustein-System für Microsoft Word

Word-Dokumente durch Textbausteine erzeugen und Zeit & Kosten sparen

eWorks hat die Textbaustein-Lösung „TextEngine” als Add-In für Microsoft Word 2003, 2007 und 2010 entwickelt, um die Generierung beliebiger Word-Dokumente zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Anders als Vorlagensysteme erlaubt TextEngine sowohl die Komposition neuer Word-Dokumente, als auch die Überarbeitung existierender Word-Dokumente mit Hilfe einzelner „Bausteine”, die einmalig angelegt und beliebig oft wiederverwendet werden können. Jeder Baustein beinhaltet Text-Absätze und Grafiken, Formatierungen, Tabellen bis hin zu komplexen Teildokumenten. Ein Platzhalter-Mechanismus erlaubt es, variable Textfragmente wie z. B. eine Empfängeradresse oder ein Lieferdatum einzubetten, die zum Zeitpunkt der Dokumentgenerierung interaktiv erfragt und ausgefüllt werden. Auf diese Weise können sowohl einfache Textdokumente wie Briefe oder Zeugnisse als Word- oder PDF-Dokument erstellt werden, als auch komplexe und multimediale Dokumente wie Handbücher oder Konzeptpapiere: blitzschnell und auf Knopfdruck.

TextEngine verwaltet uneingeschränkt viele Textbausteine wie z. B. Word-Dokumente mit Texten und Grafiken, Excel-Tabellen, PNG- / JPEG-Grafiken, andere Office-Dokumente (z. B. Word Perfect), und viele mehr. Die Textbausteine können in Hoch- oder Querformat vorliegen, DIN A3/4/5 und jedes andere Seitenformat aufweisen, und ergänzend durch Dokumentvorlagen mit Formatvorlagen unterstützt werden. Zur Wahrung der Übersichtlichkeit können Textbaustein-Schnipsel in aussagekräftig benannten „Kategorien” angeordnet werden, die beliebig ineinander verschachtelt werden können.

Die Installation des TextEngine-Systems erfolgt per einfachem Windows-Installationsprogramm, die Nutzung der Software ist binnen weniger Minuten möglich. Die Integration in Word erfolgt wie üblich per Symbolleiste bzw. „Ribbon” im Word-Menü, die Bedienung der Anwendung ist selbsterklärend und intuitiv. Ein Einstellungsdialog ermöglicht die Anpassung der TextEngine an eigene Bedürfnisse, z. B. um mehrere Textbaustein-Repositories für Arbeitsgruppen / Teams mit unterschiedlichen Zuständigkeiten und Zugriffsrechten zu definieren. Speziell für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bietet TextEngine zudem die Möglichkeit, sowohl auf einem einzelnen Arbeitsplatz installiert und genutzt zu werden, als auch per LAN im Intranet, als auch per WAN / VPN im Extranet (z. B. aus einem Home-Office, für externe Freelancer oder für Außendienst-Mitarbeiter).

Die Programmierung von TextEngine erfolgte mit Microsoft Visual Studio und C# unter .NET. Die Integration als Plug-In in Microsoft Office erfolgt per VSTO, auf den Einsatz von VBA und Makros wurde verzichtet. TextEngine kommt ohne eine wartungsintensive Datenbank aus, sondern speichert Kategorien und Textbausteine stattdessen direkt im Dateisystem: in einer leicht verständlichen Struktur aus Ordnern, Unterordnern und Textbaustein-Dateien. Die Installation kann per SETUP oder „XCOPY-Deployment” erfolgen, die Wartungskosten sind somit minimal.

Seit der Inbetriebnahme optimiert TextEngine die Dokumenterzeugung durch zahlreiche Vorteile: sie spart Arbeitszeit durch Wiederverwendung oft benutzter Inhalte, sie erlaubt eine bessere Prozessdelegation im Team, sie vereinfacht die Einhaltung von Corporate Design- bzw. Corporate Identity-Richtlinien (CD / CI), sie ermöglicht eine konstant hohe Dokumentqualität (auch unter Zeitdruck) und senkt zudem die Fehlerquote während der Dokumenterstellung - bei gleichzeitig deutlich niedrigeren Prozesskosten.

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