Programmierung einer Word-Vorlage für Angebote

Entwicklung einer Angebotsvorlage mit Word 2010 und VBA

Die Troax GmbH (Niedernhausen) unterbreitet ihren Auftraggebern Angebote in Gestalt von Microsoft Word-Dokumenten, und hat eWorks mit der Erweiterung der zugrundeliegenden Word-Dokumentvorlage beauftragt. Zielsetzung war das einfache und zeitsparende Verfassen von Angeboten mit beliebig vielen Angebotspositionen, die sowohl konform zum Unternehmensdesign (CD) als auch betriebswirtschaftlich korrekt sind.

Zu Projektbeginn wurde die bestehende Angebotsvorlage des Auftraggebers analysiert und technisch aufbereitet, um ihr visuelles Erscheinungsbild weiterverwenden zu können (und nicht neu entwickeln zu müssen). Um Bearbeiter beim Verfassen von Angeboten zu unterstützen, wurde das Word-Menüband (Ribbon) um einige Funktionen erweitert, z. B. um Angebotspositionen hinzufügen, automatisch nummerieren und wieder löschen zu können. Weil Angebote oftmals wiederkehrende Formulierungen beinhalten, wurde im Word-Ribbon zusätzlich auch noch eine Schaltfläche zum Einfügen von Textbausteinen untergebracht.

Als Problem erwiesen sich bald die Microsoft Word-Berechnungsformeln, die (anders als in Excel) keine relativen Verweise ermöglichen und daher nicht mit veränderlichen Tabellengrößen zurechtkommen. Die naheliegende Lösung, nämlich eine Excel-Angebotsvorlage zu entwickeln, wurde mit dem Auftraggeber besprochen aber aus verschiedenen Gründen wieder verworfen. Letztlich wurde das Problem der absoluten Verweise durch die VBA-Programmierung einiger Word-Makros gelöst: die entwickelten VBA-Makros stellen vor dem Speichern oder Drucken eines Dokumentes automatisch sicher, dass die Rechnungssumme automatisch neu berechnet wird und somit stets korrekt ist.

eWorks hat seinen Auftraggeber beginnend mit der Analyse und Konzeption der Angebotsvorlage über die Word VBA-Programmierung bis hin zur Inbetriebnahme unterstützt. Die Troax GmbH nutzt die erweiterte Angebotsvorlage seitdem für die komfortable Erstellung neuer Angebote und profitiert dabei von einer Zeit- und Kostenersparnis. Im Anschluss an die Inbetriebnahme steht eWorks seinem Auftraggeber für Fragen zur Bedienung, zur Fehlerbehebung (Gewährleistung) oder für etwaige Änderungswünsche zur Verfügung.

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