PowerPoint-Folienkatalog

PowerPoint-Plugin zur Verwaltung von Folien-Vorlagen

eWorks hat für einen Telekommunikationsdienstleister den „PowerPoint-Folienkatalog” realisiert - ein Microsoft PowerPoint-Plugin zur zentralen Verwaltung von Folien-Vorlagen für 4.000 Arbeitsplätze.

Der „PowerPoint-Folienkatalog” versetzt die Unternehmensführung in die Lage, CI-konforme Folienvorlagen zentral zu entwickeln und auf die Arbeitsplätze zu verteilen. Die Mitarbeiter erhalten mit dem „Folienbrowser” ein intuitives Hilfsmittel zum zusammenklicken und arrangieren der Folienvorlagen. CI-konforme Präsentationsrümpfe entstehen mit dem „PowerPoint-Folienkatalog” bequem und in wenigen Sekunden.

Es steht der Unternehmensführung frei, den Mitarbeitern reine Folienvorlagen oder aber auch fix und fertige Folien zur Verfügung zu stellen. Folienvorlagen beinhalten das CI-konforme Design, aber sind ansonsten leer und werden vom Mitarbeiter mit Inhalt gefüllt. Fertig ausgestaltete Folien beinhalten schon konkrete Informationen, die von den Mitarbeitern eingebaut werden, aber nicht verändert werden dürfen ? beispielsweise die letzten Quartalszahlen. Für komplexe Sachverhalte, die sich über mehrere Folien erstrecken, können auch komplette Foliensequenzen abgelegt werden, die von den Mitarbeitern komplett in deren PowerPoint-Präsentationen übernommen werden können.

Die Folien und Folienvorlagen werden von einem Administrator in einem zentralen Repository gepflegt, d. h. in einer zentralen Ablagemöglichkeit. Die Mitarbeiter haben nicht die Möglichkeit, an diesen Folien Änderungen vorzunehmen. Die Vielzahl unterschiedlicher Layoutvariationen und Folien, wie sie ansonsten im Laufe der Zeit unumgänglich sind, wird durch den „PowerPoint-Folienkatalog” verhindert.

Zusätzlich zur Folienbrowser-Funktion wurden die drei Funktionen „Farbpalette”, „Textfeld” und „Dateieigenschaften” realisiert. Auch diese Funktionen dienen der Durchsetzung der Unternehmens-CI in PowerPoint:

„Farbpalette” ermöglicht die zentrale Definition der Unternehmens-Farben durch die Unternehmensführung und ermöglicht den Mitarbeitern auf allen Arbeitsplätzen die PowerPoint-Objekte konsistent einzufärben.

„Textfeld” ermöglicht der Unternehmensführung die zentrale Definition des PowerPoint-Textfeldes (Farben, Einzüge, Aufzählungszeichen) und den Mitarbeitern auf Knopfdruck das Einfügen dieses CI-konformen Textfeldes in PowerPoint-Präsentationen.

Der „Dateieigenschaften”-Dialog öffnet sich bei jeder neuen Präsentation und fragt Meta-Informationen wie Autor und Titel ab. Bei jedem Speichervorgang wird aus den Meta-Informationen ein eindeutiger und konsistenter Dateiname für die Ablage im Unternehmens-CRM generiert, siehe Screenshot. Einige Felder wie „Autor” werden automatisch aus der Unternehmens-Benutzerverwaltung vorgefüllt, um die Tipparbeit zu minimieren und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu erhöhen.

Die Realisierung ist durch eine VBA-Anwendung erfolgt. Es wurde besonderes Augenmerk darauf gelegt, dass die Wartung und Erweiterung des Folien-Repositories von eingewiesenem Personal des Auftraggebers selbst durchgeführt werden kann. Dies wird erreicht, indem einfache und intuitive Konfigurationsmöglichkeiten eingesetzt werden (Ordnerstrukturen im Repository, Bitmap-Grafiken und INI-Dateien).

Der „PowerPoint-Folienkatalog” wurde im Herbst 2006 entwickelt, am 22.12.2006 auf 4.000 Arbeitsplätze ausgerollt und ging pünktlich zum Jahreswechsel von der Test- in die Produktionsphase über. Der „PowerPoint-Folienkatalog” ist ein Gemeinschaftsprojekt von eWorks (technische Realisierung) und concept layout design (grafische Gestaltung).

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