Outlook-Programmierung eines Prozessunterstützungstools

VBA-Entwicklung eines Outlook Plug-Ins zur Unterstützung täglicher Arbeitsprozesse

eWorks hat für den Eigenbedarf ein Outlook-Plugin zur Unterstützung bei täglichen Arbeitsprozessen rund um Microsoft Outlook 2010 entwickelt: die „eWorksOutlookTools“.
Die „eWorksOutlookTools“ helfen Outlook-Nutzern beim Erstellen und Einsortieren von E-Mails, beim Speichern von Dateianhängen, beim Öffnen von Projektordnern und bei vielen anderen Mikro-Tätigkeiten, die unzählige Male pro Tag durchgeführt werden müssen. Um eingehende E-Mails automatisch einzusortieren wurde das Outlook-Addin per Schnittstelle an die zentrale Projektdatenbank angebunden: das manuelle und zeitintensive Anlegen von Outlook-Ordnern und Outlook-Regeln gehört nun der Vergangenheit an. Zur funktionalen Abrundung wurden Links zu wichtigen Websites und Intranet-Anwendungen integriert. Outlook-Tätigkeiten, die früher wertvolle Zeit raubten, erfolgen nun per Mausklick oder vollautomatisch im Hintergrund – die dadurch eintretende Komfortsteigerung bei gleichzeitiger Zeitersparnis ist enorm. Das Outlook Add-In spart aber nicht nur Arbeitszeit, sondern vermeidet auch Anwender-Fehler in Folge von Unwissen oder Unachtsamkeit: Konventionen bzgl. E-Mail-Betreff oder Dateiablage sind fest einprogrammiert und sind nicht länger „nur“ eine Konvention – sondern ein Automatismus. Viele Prozessfehler können dadurch bereits in der Entstehung verhindert werden, als netter Nebeneffekt schrumpft auch der Einarbeitungsaufwand für neue Kolleginnen und Kollegen. Als besondere, technische Herausforderung stellte sich im Laufe der VBA-Programmierung heraus, in zentrale Microsoft Outlook-Abläufe wie z. B. die E-Mail-Versendung oder den E-Mail-Empfang einzugreifen, ohne dadurch die Outlook-Stabilität zu beeinträchtigen. Denn im Gegensatz zu anderen Office-Anwendungen wie Microsoft Word oder Microsoft Excel wird Outlook nahezu ununterbrochen genutzt, und darf durch eigene Programmierungen unter keinen Umständen langsamer werden oder gar abstürzen. Dieser Anforderung wurde durch eine besonders sorgfältige VBA-Programmierung und eine akribische Fehlerbehandlung Rechnung getragen – die Outlook-Stabilität wurde nicht beeinträchtigt und die Anwender-Akzeptanz schnell gewonnen. eWorks hat das Outlook-Tool mit Microsoft Outlook 2010 und VBA maßgeschneidert für die eigenen Bedürfnisse programmiert. Zur leichten Verteilung auf alle Arbeitsplätze wurde ein Deployment-Mechanismus entwickelt, der die vollständige VBA-Lösung in wenigen Sekunden installiert. Das eWorks-Team profitiert seitdem unzählige Male pro Tag von den Outlook-Tools, vermeidet unangenehme Prozessfehler und spart wertvolle Arbeitszeit ein.
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