Individual-Software zur Durchführung von Inventuren

Programmierung einer auf Microsoft Office basierenden Software-Anwendung

Zur optimierten Durchführung von Inventuren wurde eWorks von einem europaweit operierenden Unternehmen beauftragt, eine auf Microsoft Office basierende Software-Lösung zu programmieren. Von der initialen Idee der Software, über die Implementierung bis zur eigentlichen Durchführung der Inventur konnte eWorks das Unternehmen begleiten und technischen Support leisten. Seitdem wurde die Software kontinuierlich um Funktionen erweitert und für den internationalen Einsatz optimiert.

Die Software-Lösung wurde zum einen als Microsoft Access Datenbank-Anwendung und zum anderen als Microsoft Excel-Arbeitsmappe umgesetzt, um ohne Installation und Datenbank-Server von mehreren Benutzern gleichzeitig genutzt werden zu können. Zudem können so in MS Access erfahrene Mitarbeiter des Unternehmens eigenständige Erweiterungen vornehmen.

Zur Inventur wird von der in Microsoft Access programmierten Datenbank-Anwendung zunächst über ein komfortables Arbeitsformular ein aktueller Ziel-Artikelbestand eingelesen. Im weiteren Verlauf werden anhand dieses Ziel-Artikelbestands Bestandslisten zum Erfassen der Ist-Artikelbestände in Form von Microsoft Excel-Arbeitsmappen generiert und automatisiert via E-Mail von Microsoft Outlook versendet (Konzept von Satelliten-Dateien).

Während und zum Abschluss der Inventur-Erfassung der Artikelbestände vor Ort in den Filialen finden mit Hilfe von VBA-Makros in der Microsoft Excel-Arbeitsmappe Plausibilitäts- und Validierungsprüfungen statt, damit die Qualität der Erfassungen frühzeitig sichergestellt wird. Das Ergebnis der Excel-Arbeitsmappe wird ebenfalls über VBA-Makros zunächst als ZIP-Datei komprimiert über eine E-Mail in Microsoft Outlook an die Microsoft Access Datenbank-Anwendung zurückgesendet.

Zu den ermittelten Artikelbeständen können über die MS Access Datenbank-Anwendung umfangreiche Auswertungen und Exporte in Form von Access-Berichten und Exporten nach Microsoft Excel vorgenommen werden. Unter anderen findet hierbei auch ein Export der Ergebnisse statt, der im Anschluss über eine Schnittstelle nach SAP importiert werden kann.

Als Techniken kamen bei diesem Projekt Microsoft Access zur Programmierung der Datenbank-Anwendung, Microsoft Excel als Erfassungsmedium und Prüfmechanismus der Artikelbestände zum Einsatz sowie Microsoft Outlook zum Mailversand. Für die eingesetzte ZIP-Komprimierung wurde die von Microsoft Windows bereitgestellte COM-Funktionalität genutzt und so auf den Einsatz von Drittanbieter-Komponenten verzichtet.

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