Excel-Programmierung zur Prozessautomation

VBA-Entwicklung eines Word-Dokumentgenerators und Outlook-Mailers

Die Hochschule für Musik und Darstellende Kunst Frankfurt am Main (HfMDK) hat eWorks mit der Excel-Programmierung einer Office-Prozessautomation beauftragt. Zielsetzung war die vollautomatische Generierung von Microsoft Word-Dokumenten sowie deren anschließende E-Mail-Versendung mittels Outlook 2013 anhand einer Excel-Empfängerliste.

Die Softwareentwicklung begann mit der Wahl der Programmierplattform, die in diesem Fall auf Microsoft Excel 2013 und VBA fiel. Es galt, durch VBA-Programmierung ein Excel-Tool zu entwickeln, das nicht nur Microsoft Excel selbst automatisiert, sonden auch Word und Outlook. Inhaltlich baute die Software-Entwicklung auf einer vom Auftraggeber überlassenen Excel-Arbeitsmappe auf, die Informationen über die E-Mail-Empfänger sowie deren Zuständigkeiten für bestimmte Themen und Geschäftsprozesse enthielt. eWorks passte die Excel-Mappe an die technischen Erfordernisse der VBA-Programmierung an und reichte sie dem Auftraggeber zurück, damit dieser die Empfängerliste zukünftig selbst pflegen und erweitern kann.

Im Anschluss begann die Excel VBA-Programmierung des erforderlichen Word-Dokument-Generators. Es wurden Excel VBA-Makros zur Generierung von Word-Dokumenten entwickelt, welche die Empfängerliste verarbeiten, ein individuelles Word-Dokument pro Empfänger generieren und ihm/ihr dieses anschließend per Outlook-E-Mail zusenden. Zusätzlich wurde (ebenfalls durch Excel VBA-Entwicklung) eine Funktion programmiert, die es ermöglicht, jedem Empfänger individuelle Dateien anhängen und ebenfalls zukommen zu lassen und dies fest in der Empfängerliste zu hinterlegen. Dieser Prozess der Erzeugung von Dokumentextrakten und Versendung via Outlook-E-Mail wurde bislang manuell durchgeführt, durch die Excel-Programmierung lässt er sich mit einem einzigen Mausklick starten und läuft anschließend vollautomatisch ab. Um die Zielgruppen-Akzeptanz zu erhöhen, wurden die versendeten E-Mails durch Outlook-Programmierung und Platzhalter-Ersetzung für die jeweiligen Empfänger personalisiert, um den Eindruck zu erwecken, dass Dokumentgenerierung und E-Mail-Versendung manuell erfolgt sind.

eWorks hat seinen Auftraggeber bei der Umsetzung des Excel-Tools von Anfang an unterstützt: beginnend mit der Planung über die Excel-, Word- und Outlook-Programmierung der benötigten VBA-Makros mit Office 2013 bis hin zur Übergabe und Inbetriebnahme der Excel-Lösung. Im Anschluss an die Installation steht eWorks seinem Auftraggeber für Bedienfragen, eventuelle Fehlerberichte (Gewährleistung) und mögliche Erweiterungswünsche zur Verfügung.

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