Excel-Programmierung eines Newslettergenerators

Entwicklung eines Microsoft Excel-Tools zur Newsletter-Versendung

Die „DuPont de Nemours (Deutschland) GmbH“ ist Teil eines der weltweit größten Chemiekonzerne und hat eWorks beauftragt, ein Software-Tool zur Erstellung Kunden-individueller Agrar-Newsletter zu planen und zu entwickeln: die „Kommunikationsdatenbank“.

eWorks konzipierte und entwickelte ein Software-Tool zur Erstellung individueller Newsletter, die spezifisch an die unterschiedlichen Interessengebiete der einzelnen Empfänger angepasst werden. Die Kommunikationsdatenbank soll Kunden in ganz Deutschland mit individuellen Newslettern per Fax, per Post oder per E-Mail versorgen – und zwar je nach Kundenwunsch.

Im ersten Schritt konzipierte eWorks in enger Absprache mit dem Auftraggeber eine Softwarearchitektur, die eine möglichst belastbare, unproblematische und nicht zuletzt auch kosteneffiziente Abdeckung aller fachlichen Anforderungen versprach. Die Entscheidung fiel schlussendlich für eine Softwarelösung auf Basis von Microsoft Office 2010 und Excel 2010. Anschaffungs- oder Integrationskosten konnten minimiert werden, da der Auftraggeber Excel-Lizenzen und Excel-Fachwissen bereits in ausreichendem Maße besaß. eWorks hat ein technisches Konzept zur Realisierung auf Basis von Microsoft Excel 2010 ausgearbeitet, mit dem Auftraggeber besprochen und feingeschliffen – bis dieses schlussendlich abgenommen und dessen Umsetzung beauftragt worden ist.

Im zweiten Schritt begann die Programmierung des maßgeschneiderten Newslettertools mit Microsoft Excel 2010 und VBA („VisualBasic for Applications“). Die Kommunikationsdatenbank schöpft für die Newslettergestaltung anhand eines flexiblen Regelwerkes aus einem Fundus frei gestaltbarer Textbausteine, die aneinandergereiht und als individueller Newsletter versendet werden. Als „Bonbon“ lädt der Mailer eine Wettervorhersage-Grafik für verschiedene Regionen herunter und bindet diese in den Newsletter ein. Im letzten Schritt werden die generierten Newsletter klassisch personalisiert, z.B. durch die persönliche Ansprache des Kunden. Um all diese Daten zu verschmelzen war die Programmierung verschiedener Schnittstellen nötig, so werden z. B. Kundendaten per CSV aus einem CRM-System oder Wetterdaten per FTP von einem externen Server bezogen.

Im dritten Schritt galt es, die zur Newsletter-Versendung benötigten Textbausteine redaktionell zu erstellen und zu verwalten. Da es eine der zentralen Anforderungen an das Newslettertool war, keine „versteckten“ Daten zu halten, wurden die Textbausteine als gewöhnliche Word-Dokumente realisiert, die angelegt, gelöscht, verschoben und beliebig mit Inhalten gefüllt werden können. eWorks steuerte eine Word-Dokumentvorlage bei, die den Arbeitsaufwand zur Textbaustein-Pflege für den Auftraggeber auf ein Minimum reduzieren sollte, und stellte dem Auftraggeber eine komfortable Pflegemaske zur Verfügung, über die sich die Textbausteine „verschlagworten“ ließen.

Im vierten und vorerst letzten Schritt unterstützte eWorks den Auftraggeber bei der Inbetriebnahme des Newsletter-Werkzeuges und bei der Versendung der ersten Newsletter per Fax, E-Mail und Post. Um zu vermeiden, dass Newsletter-Empfänger identische Informationen zweimal oder öfter erhalten, wurde ein ausgefeilter „Tracking-Mechanismus“ implementiert, der verhindert, dass derselbe Informationsschnipsel mehr als einmal an einen bestimmten Newsletter-Empfänger versendet wird.

eWorks hat den Auftraggeber vom Beginn der Anforderungsklärung über die technische Konzeption bis hin zur Programmierung, Übergabe und Inbetriebnahme unterstützt – von Anfang bis Ende. Die Programmierung erfolgt dabei ausschließlich mit Microsoft Office 2010, Microsoft Excel 2010, Microsoft Word 2010 und VBA („Visual Basic for Applications“). Die fertiggestellte Lösung wurde dem Auftraggeber übergeben bzw. auf dem Zielsystem installiert, der diese seitdem erfolgreich betreibt. Im Anschluss an die erfolgreiche Inbetriebnahme unterstützt eWorks den Auftraggeber bei Fragen zur Bedienung, durch Fehlerbehebung (Gewährleistung) sowie bei gelegentlichen Änderungswünschen („Change-Requests“).

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