Excel-Programmierung einer Arbeitszeiterfassung

Erstellung einer Excel-Tabelle zur Zeiterfassung inkl. VBA-Programmierung

Die Bäckerei Hansen (Wrixum auf Föhr) als Handwerksbäckerei mit 5 Filialen auf der Insel Föhr (im Weltnaturerbe Wattenmeer) hat eWorks als Excel-Spezialisten mit der VBA-Programmierung eines Excel-Tools beauftragt, das die zentrale und sichere Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter ermöglicht. Zielsetzung war neben einem möglichst hohen Bedienkomfort der Zeiterfassung vor allem die automatisierte Bericht-Generierung über die Arbeitsstunden sämtlicher Mitarbeiter.

Die Grundlage der Excel-Programmierung bildete eine bereits vorhandene und bewährte Excel-Tabelle des Auftraggebers, welche bislang als Mitarbeiter-Stundenzettel diente. Insbesondere basierte auch das Layout der neuen Excel-Lösung auf dieser Excel-Mappe, um einen maximalen Wiedererkennungseffekt zu generieren und vermeidbare Einarbeitung einzusparen - allerdings wurde es aufgefrischt und an das Corporate Design des Auftraggebers angenähert.

Das entwickelte Excel-Tool generiert aus täglichen Zeiterfassungen automatisch eine vollständige Monatsübersicht, die nach Werktagen, Sonn- und Feiertagen, Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub etc.) und Sondereintragungen differenziert, erfasste Stunden nach Mitarbeitern aufschlüsselt und übersichtlich ausweist. In einer kompakten Mitarbeiter-Datenbank können die Stammdaten der Mitarbeiter schnell und einfach gepflegt werden, wozu außer den Mitarbeiternamen vor allem auch SOLL-Stunden sowie etwaige Saldenüberträge zählen.

Vervollständigt wird die Anwendung durch eine automatisierte Excel-Auswertung, welche sämtliche Mitarbeiter tagesgenau über geleistete IST- und SOLL-Stunden informiert und die entsprechenden Überstunden bzw. Minderstunden ausweist. Die Berichtsversendung erfolgt je nach Mitarbeiter-Wunsch entweder automatisiert als PDF per E-Mail oder alternativ als Ausdruck per Post.

eWorks hat seinen Auftraggeber bei der Umsetzung des Excel-Tools von Projektbeginn an unterstützt: beginnend mit der Planung über die Excel-Makro-Programmierung mittels VBA (Visual Basic for Applications) bis hin zur Übergabe und Inbetriebnahme der fertiggestellten Excel-Lösung. Im Anschluss an die Installation steht eWorks seinem Auftraggeber als Excel-Experte für Bedienfragen, etwaige Fehlerberichte (Gewährleistung) und mögliche Erweiterungswünsche der Exceltabelle zur Verfügung.

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