Erstellung von Word-Vorlagen für Protokolle und Verträge

Vorlagen-Entwicklung mit Microsoft Word 2007 und VBA

Der international tätige Baudienstleister Lindner Group KG (Arnstorf) hat eWorks als Microsoft Word-Spezialist für die professionelle Erstellung von Word-Templates mit der Entwicklung von individuellen Word-Vorlagen für Protokolle und Verträge beauftragt. Lindner wollte intelligente Word-Vorlagen erstellen lassen, welche relevante Dokumentteile automatisch konfigurieren, somit den Dokument-Umfang minimieren und die Erstellung von Word-Dokumenten insgesamt signifikant beschleunigen.

Die Software-Entwicklung baute optisch und inhaltlich auf bereits bestehenden Dokumentvorlagen auf, die sich bewährt hatten und durch VBA-Programmierung mit Word individuell erweitert wurden. Neben der VBA-Programmierung selbst kamen dabei auch moderne Word-Inhaltssteuerelemente für Textfelder, Auswahllisten, Checkboxen, Kalender etc. zum Einsatz. Am Ende dieser Word-Template-Programmierung standen professionelle, einfach anzuwendende Word-Vorlagen für Protokolle und Verträge mit maßgeschneiderten Formatvorlagen im Unternehmensdesign des Auftraggebers (CD bzw. Corporate-Design).

Zur Abrundung der Wordvorlagen wurde eine clevere Druckfunktion programmiert, welche nur diejenigen Dokument-Abschnitte ausdruckt, die ausgefüllt worden sind und alle anderen Abschnitte überspringt: unschöne Leerseiten werden vermieden, gleichzeitig sowohl Papier als auch Toner gespart - und je nach Weiterverarbeitung auch Aktenordner und / oder Briefporto. Vollendet wird die Vorlagen-Funktionalität durch eine Blanko-Druck-Funktion, um leere Dokumente ausdrucken und anschließend „offline“ ausfüllen zu können (manuell, d. h. händisch auf Papier). Alle programmierten Word-Makros wurden unmittelbar und unsichtbar in die entwickelten Wordvorlagen integriert, so dass auf den betroffenen Arbeitsplätzen kein Installationsvorgang notwendig geworden ist und das Deployment entsprechend kostengünstig gehalten werden konnte.

eWorks als Frankfurter Word-Experte hat seinen Auftraggeber bei der Umsetzung dieser Word-Vorlagen von Projektbeginn an tatkräftig unterstützt: beginnend mit der Planung der Microsoft Office-Vorlagen (Konzeption bzw. Consulting) über die Word-VBA-Programmierung bis hin zur Übergabe und Abnahme der fertiggestellten Word-Vorlagen. Im Anschluss an die Inbetriebnahme steht eWorks seinem Auftraggeber als Dienstleister zur Erstellung von Word-Vorlagen für etwaige Änderungswünsche oder Bedienfragen, eventuelle Fehlerberichte (Gewährleistung) sowie bei Bedarf für weitere Aufträge im Bereich Word-Vorlagen-Erstellung oder Word-Programmierung zur Verfügung. Der Auftraggeber nutzt die entwickelten Office-Vorlagen seitdem zur komfortablen und einfachen Erstellung von Word-Protokollen und -Verträgen im Unternehmensdesign bei gleichzeitiger Zeit-, Kosten-, Papier-, Toner-, Ordner- und Briefporto-Ersparnis.

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