Erstellung einer Word-Briefvorlage

Word-Template-Erstellung inkl. Word-VBA-Programmierung

Der Frankfurter Verein für soziale Heimstätten e.V. bietet Hilfe in verschiedenen Handlungsfeldern der Sozialarbeit an und hat eWorks als Word-Template-Ersteller mit der Entwicklung einer Wordvorlage für die Brief-Erstellung mittels Microsoft Word 2010 beauftragt. Zielsetzung war die Programmierung einer Briefvorlage, welche die schnelle und komfortable Erstellung von Word-Briefen inklusive Briefkopf und Anschreiben im Unternehmensdesign des Auftraggebers ermöglicht.

Basierend auf den optischen Anforderungen des Auftraggebers erstellte eWorks zunächst eine gewöhnliche Word-Vorlage, welche bereits sämtliche Schriftarten, Farben, Positionierungen und weitere Gestaltungsmerkmale des Corporate Designs (CD) aufwies. Erst nach Übergabe, Feinjustierung und Abnahme erfolgte jedoch der spannende Teil der Vorlagenerstellung: die Programmierung einer Eingabemaske durch Word-Programmierung bzw. VBA-Makros (Visual Basic for Applications). Diese Eingabemaske fragt zu Beginn jeder Brieferstellung sämtliche Absenderdaten, Empfängerdaten und Dokumentdaten ab und fügt diese anschließend vollautomatisch in den erstellten Brief ein - korrekt positioniert und unternehmensdesignkonform. Ergänzend dazu werden bestimmte Textpassagen je nach Notwendigkeit selbsttätig ein- oder ausgeblendet. Einfacher geht es nicht: Anwender können „sofort lostippen“ und sich auf den Brief-Inhalt konzentrieren, ohne sich zunächst um Absender- und Empfängerinformationen kümmern zu müssen.

eWorks hat seinen Auftraggeber bei der Umsetzung der Word-Briefvorlage von Beginn an unterstützt: beginnend mit der Beratung im Vorfeld über die Erstellung der Word-Vorlage und die Programmierung der benötigten VBA-Makros bis hin zu Übergabe, Feinschliff und Abnahme der fertiggestellten Word-Vorlage. Im Anschluss an die Inbetriebnahme steht eWorks seinem Auftraggeber als Word-Agentur für Bedienfragen, etwaige Fehlerberichte (Gewährleistung) und mögliche Überarbeitungen der entwickelten Word-Vorlage zur Verfügung.

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