Entwicklung Word-Vorlage mit Outlook-Anbindung

Word-Programmierung einer Briefvorlage mit VBA-Makros

Der Hospitality-Dienstleister „Arena One GmbH“ (München) hat eWorks beauftragt, eine Microsoft Word-Dokumentvorlage zur Unterstützung der Briefkorrespondenz zu entwickeln. Zielsetzung war die Einhaltung des Corporate Designs (CD) bei gleichzeitiger Einsparung von Prozesskosten bei der Dokumenterstellung.

Zu Projektbeginn analysierte eWorks gemeinsam mit Arena One die visuellen und funktionalen Anforderungen an die zu entwickelnde Word-Dokumentvorlage. Basierend auf der bisherigen Arena One- Briefkorrespondenz und einem Style Guide wurde rasch eine Vorabversion der neuen Word-Vorlage erstellt, die gemeinsam mit dem Auftraggeber gesichtet und besprochen wurde. Im Anschluss wurde die Word-Vorlagengestaltung feingeschliffen, übergeben und schlussendlich abgenommen.

Um zukünftigen Anwenderinnen & Anwendern die neue Vorlage schmackhaft zu machen, wurden als Schmankerl einige Zusatzfunktionen mit Word 2010 & VBA programmiert, die die Erstellung neuer Briefdokumente erleichtern sollten. Beispielsweise wurde eine Empfängerauswahl mit integrierter Outlook-Anbindung umgesetzt, um einen Brief-Empfänger einfach aus den Microsoft Outlook-Kontakten auswählen zu können. Weiterhin wurde per VBA-Programmierung eine Absenderverwaltung entwickelt, um automatisch Adressdatensätze in die Dokumentvorlage eintragen zu können. Für den Ausdruck sowohl auf vorbedrucktem Briefpapier als auch auf weißem Blanko-Papier oder als PDF wurde eine einfache Umschaltmöglichkeit (Briefpapier / Blankopapier / PDF) per Mausklick entwickelt.

Die Vorlagenentwicklung erfolgte mit Word 2010, unter anderem durch Zuhilfenahme von Formatvorlagen, Formularfeldern und dem Word-Dokumentschutz. Die Zusatzfunktionen wurden durch Word VBA-Makros programmiert. Nach Abschluss der VBA-Programmierung wurde die Word-Vorlage geschützt, damit Anwender Vorlagendesign und -struktur nicht beschädigen können (z. B. Kopf- und Fußzeile nicht ändern oder löschen können). Als besondere Herausforderung stellte sich dabei die Anforderung heraus, weiterhin Serienbriefe senden zu können, die ebenfalls durch VBA-Programmierung gelöst werden konnte.

eWorks hat den Auftraggeber von der Konzeption über die Word-Programmierung bis hin zur Inbetriebnahme unterstützt, und half anschließend bei Fragen zur Bedienung sowie allgemeinen Word-Problemen. Der Auftraggeber verwendet die entwickelte Word-Vorlage seitdem zur Verfassung seiner Korrespondenz, und profitiert von einem einheitlicheren Erscheinungsbild der Word-Dokumente bei gleichzeitig reduzierten Erstellungskosten.

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