Entwicklung von Microsoft Word-Vorlagen & VBA-Makros

Word-Programmierung intelligenter Dokumentvorlagen mit automatischer Platzhalter-Ersetzung

Der weltweit agierende Systempartner für rostfreie Verbindungselemente Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG (Wuppertal) hat eWorks beauftragt, Microsoft Word-Dokumentvorlagen für die wichtigsten Geschäftsvorfälle wie z. B. Brief, Fax, etc. zu erstellen.

Zielsetzung war die Entwicklung moderner Word-Vorlagen auf neuestem Stand der Technik, die den Büroalltag der Mitarbeiter durch einfache Anwendbarkeit, sinnvolle Formatvorlagen und intelligente Zusatzfunktionen erleichtern sollten.

Der Software-Entwicklungsprozess bestand aus drei Phasen: in Phase 1 hat eWorks zunächst die Anforderungen des Auftraggebers analysiert und basierend auf dem vorgegebenen Corporate Design (CD) eine neue Word 2010-Vorlage für Briefe entwickelt, die all diesen Anforderungen gerecht geworden ist. Insbesondere musste die Vorlage sowohl für einseitige als auch für mehrseitige Dokumente, und sowohl für den Druck auf Briefpapier als auch auf weißem Papier anwendbar sein. Es mussten „Schutzmaßnahmen“ vorgesehen werden, die Anwender daran hindern sollten, die Vorlage unbeabsichtigt falsch zu benutzen oder gar zu beschädigen – jedoch nur unterstützend, ohne sie dabei an eine „virtuelle Kette“ zu legen.

In Phase 2 wurde die entwickelte Word-Dokumentvorlage per VBA-Programmierung („VisualBasic for Applications“) erweitert, um die Personen- und Kontaktdaten des Anwenders wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummer usw. automatisch einzutragen – und zwar völlig unbemerkt, immer dann, wenn ein neues Word-Dokument erstellt wird (per eingebettetem Word-Makro). Dazu wurde eine Einstellungsmaske entwickelt, die Anwender per Schaltfläche aufrufen können um ihre Telefonnummer und sonstigen Daten eingeben, einsehen und abändern zu können.

In Phase 3 wurden aus der entwickelten Brief-Vorlage samt VBA-Makros alle anderen mit Vorlagen für Word 2010 abgeleitet, die benötigt worden sind, z. B. für Faxe, interne Mittelungen usw. Weil sich die Dokumentvorlagen weitestgehend ähnelten, gestaltet sich diese Phase dementsprechend zügig.

eWorks hat den Auftraggeber von der Konzeption über die Word-Programmierung bis hin zur Inbetriebnahme unterstützt, und half auch anschließend bei Fragen zur Bedienung sowie bei allgemeinen Word-Problemstellungen. Der Auftraggeber nutzt die entwickelten Wordvorlagen seitdem zur Verfassung von Korrespondenz aller Art, und profitiert von einem einheitlicheren Erscheinungsbild seiner Word-Dokumente bei gleichzeitig reduzierten Erstellungskosten.

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