Entwicklung Pflegetool für mehrsprachige Word-Vorlagen

Word-Programmierung von VBA-Makros zu Vorlagen-Pflege

Die „BMW Finanzdienstleistungen (Schweiz) AG“ (Dielsdorf, Schweiz) nutzt für viele Geschäftsabläufe Word-Dokumentvorlagen, die jeweils für drei Sprachen und vier Marken erforderlich sind. Da jede Word-Vorlage in 12 Varianten existiert, wurden über Jahre tausende (!) Word-Vorlagen erstellt – Tendenz steigend. Die Vorlage-Pflege artete zu einer Materialschlacht aus und wurde zur „Sisyphos-Arbeit“. eWorks wurde beauftragt, eine technische Problemlösung zu finden und umzusetzen, die den erforderlichen Vorlagen-Pflegeaufwand signifikant reduziert.

Im ersten Schritt entwickelte eWorks ein Konzept, um den Pflegeaufwand der Word-Vorlagen drastisch zu reduzieren. Weil die Nutzung eines Client-Server-Systems wie z. B. eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausschied, fiel die Entscheidung schließlich auf eine Microsoft Office-Lösung basierend auf Microsoft Word und Microsoft Access 2007. Der gefundene Lösungsansatz bestand aus 2 Aspekten: A) Reduzierung der Vorlagen-Anzahl sowie B) Programmierung eines Vorlagen-Pflegetools. Als wichtige Nebenbedingung galt es zudem, C) keine Schulung für die unzähligen Word-Anwender und Vorlagen-Nutzer zu benötigen. Es wurde ein technischer Lösungsansatz ausgearbeitet, der A+B+C erfüllte, der dem Auftraggeber präsentiert, gemeinsam diskutiert und schlussendlich für gut befunden wurde – die Umsetzung begann.

Im zweiten Schritt programmierte eWorks einen Vorlagen-Analyseroboter, den so genannten „Vorlagen-Crawler“. Dessen Aufgabe bestand darin, tausende alter Word-Vorlagen vollautomatisch zu analysieren, ähnliche Vorlagen zu einer gemeinsamen „Master-Vorlage“ zu verschmelzen und vorgefundene Unterschiede in einer Microsoft Access-Datenbank zu protokollieren. Darüber hinaus war der Vorlagen-Crawler in der Lage, sprachliche Texte zu extrahieren, selbstständig deren Übersetzungen zu finden und eine Sprachdatenbank ähnlich zu einem „Wörterbuch“ aufzubauen. Da es sich bei den erzeugten Master-Vorlagen um vergleichsweise „wenige“ Word-Vorlagen handelte (wenige hundert im Vergleich zu ehemals vielen tausenden), schmolz deren Pflegeaufwand auf einen Bruchteil zusammen – Ziel A war erreicht.

Im dritten Schritt wurde ein Vorlagen-Pflegewerkzeug entwickelt, das den Zeitbedarf zur Vorlagen-Pflege noch stärker reduzieren sollte: das so genannte „Template-Tool“. Dieses Pflegewerkzeug stellt mächtige Funktionen zur Massen-Bearbeitung von Word-Vorlagen zur Verfügung, beispielsweise zur globalen Änderung von Schriftart und -größe oder zum globalen Suchen & Ersetzen mehrsprachiger Texte. Das Vorlagenwerkzeug wurde als Microsoft Word-2007-Lösung entwickelt, die sich problemlos in die Office-Installation des Auftraggebers integrieren ließ und die Pflegefunktionen unmittelbar während der Vorlagen-Bearbeitung per Word-Menüband („Ribbon“) zur Verfügung stellt. Durch die Pflegefunktionen lassen sich die häufigsten, vorlagenübergreifenden Änderungen an sämtlichen Master-Vorlagen in einem Rutsch durchführen – Ziel B war erreicht.

Im vierten und letzten Schritt wurde der so genannte „Template-Generator“ entwickelt, der basierend auf den Master-Vorlagen und der Sprachdatenbank alle potentiell benötigten Vorlagen-Varianten generieren konnte. Der Template-Generator war Dreh- und Angelpunkt der Endanwender-Akzeptanz: er sorgte dafür, dass aus Anwendersicht (vermeintlich) alles beim Alten blieb und alle Vorlagen (augenscheinlich) nach wie vor existierten. Da sich aus Anwendersicht nichts zu ändern schien, entstanden keine Akzeptanz-Probleme und wurde weder eine Anwenderschulung noch eine Eingewöhnungsphase erforderlich – Ziel C war erreicht.

eWorks hat den Vorlagen-Crawler, das Vorlagen-Pflegewerkzeug und den Vorlagen-Generator technisch konzipiert und entwickelt. Alle Funktionen und Masken wurden in VBA („Visual Basic for Applications”) programmiert, einer stabilen und bewährten Microsoft-Technik zur Einbindung individueller Funktionen in Microsoft Office-Dokumente. eWorks hat die Software-Lösung inkl. der benötigten VBA-Makros programmiert, dem Auftraggeber schlüsselfertig übergeben und diesen bei der Installation unterstützt. Im Anschluss an die Inbetriebnahme steht eWorks seinem Auftraggeber für Fehlerbehebung (Gewährleistung) und Change-Requests zur Verfügung.

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