Entwicklung einer Excel-Checkliste zur Prozessunterstützung

Programmierung einer Microsoft Excel-Lösung zur Unterstützung der Prozesse eines Immobilienverwalters

Der europaweit tätige Full-Service-Immobiliendienstleister „CORPUS SIREO Asset Management Commercial GmbH” (Heusenstamm) bietet seinen Kunden Leistungen rund um die Betreuung, Akquisition und den Verkauf von Immobilien, ...

und hat eWorks damit beauftragt, eine maßgeschneiderte Softwarelösung zur Unterstützung interner Geschäftsprozesse zu entwickeln: die „Checkliste”. Während der ersten Projektphase nahm eWorks die fachlichen Anforderungen aller beteiligten Personen auf, und entwarf einen technischen Lösungsvorschlag, der sämtlichen Bedürfnissen bestmöglich gerecht wurde und mit minimalem Realisierungsaufwand umsetzbar war. In der sich anschließenden, zweiten Projektphase entwickelte eWorks einen Entwurf („Klick-Dummy”), der dem Team präsentiert wurde, und die vorgesehenen Funktionen und Möglichkeiten der Software visuell anschaulich machte. In der dritten und letzten Projektphase schließlich wurde der Prototyp zu einem einsetzbaren Softwareprodukt weiterentwickelt, das die nötige Flexibilität und Robustheit eines Produktionssystems aufweist.

Zur technischen Realisierung kamen grundsätzlich sowohl die Programmierung einer Web-Applikation als auch die Entwicklung einer Windows-Anwendung in Betracht, da beide Vorgehensweisen die Anforderungen des Auftraggebers erfüllten, einerseits auf jedem Arbeitsplatz einsetzbar zu sein, andererseits aber auch mit möglichst geringem Installationsaufwand auszukommen. Da ein Web-Server nicht zur Verfügung stand und zudem eine enge Integration in Microsoft Office gefordert war, wurde eine Office-Lösung auf Basis von Microsoft Excel 2007 favorisiert. Darüber hinaus ermöglichte es die Architektur als Office-Anwendung dem Auftraggeber zusätzlich auch, kleinere Änderungen an der Software bei Bedarf selbst vornehmen zu können. Als besondere Herausforderung in diesem Zusammenhang stellte sich die Nutzbarkeit des Excel-Werkzeuges in der räumlich verteilten Mehrbenutzerumgebung des Auftraggebers heraus, die aber schließlich durch einen selbstentwickelten Mechanismus gewährleistet werden konnte, so dass schlussendlich sämtliche Anforderungen des Auftraggebers mit diesem Lösungsansatz erfüllt werden konnten.

eWorks hat die „Checkliste” als Excel 2007 Arbeitsmappe konzipiert und entwickelt. Schwerpunkte der Funktionalität waren Funktionen zum Datenimport und Datenexport, die Stammdaten aus anderen IT-Systemen importieren und wieder zur Verfügung stellen können. Die eigentliche Datenbearbeitung erfolgte über zahlreiche, komfortable Eingabemasken bzw. Formulare, die verschiedene Ansichten auf die Daten bereitstellen, und das Erfassen, Ändern und Löschen von Datensätzen ermöglichen. Als besondere Raffinesse wurden eine integrierte Dateiverwaltung sowie eine Anbindung an Microsoft Outlook bzw. Microsoft Exchange zur ToDo- und Terminverwaltung programmiert. Sämtliche Funktionalitäten und Masken wurden mittels VBA („Visual Basic for Applications”) entwickelt, einer stabilen und bewährten Microsoft-Technik zur Einbindung individueller Funktionen in Excel-Arbeitsmappen und andere Office-Dokumente.

Das fertige Excel-Tool wurde durch eWorks qualitätsgesichert und dem Auftraggeber übergeben. Der sich anschließende Pilot-Test durch verschiedene Anwender-Gruppen erfolgte in enger Abstimmung zwischen dem Auftraggeber und eWorks, und brachte letzte Verbesserungsmöglichkeiten zum Vorschein, die kurzfristig noch vor Inbetriebnahme in die Excel-Anwendung einfließen konnten, um ihr den letzten Schliff für den zukünftigen Arbeitsalltag zu verleihen. Diese optimierte Software-Lösung dient als Produktbriefing für die zukünftige Umsetzung weiterer Anwendungsschwerpunkte in eine SAP-basierte Lösung.

Die Projektdurchführung erfolgte in einer engen und vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem strategischen Immobilien-Berater „MAX.P GmbH" (Düsseldorf), der eWorks in allen fachlichen Fragestellungen jederzeit konstruktiv durch Rat und Tat unterstützte.

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