Excel-Programmierung Schattenbuchhaltung für ABN AMRO ²⁰⁰⁸

Entwicklung Import & Export für Buchhaltungsdaten mit Microsoft Excel & VBA

Vorherige Referenz | Nächste Referenz

Die Spezialbank für Factoring und Finanzierung „ABN AMRO Commercial Finance GmbH” mit Sitz in Köln (damalige „IFN Finance GmbH”) hat eWorks 2007 mit der Excel-Entwicklung einer flexiblen Schnittstelle zur Verarbeitung von Buchhaltungsdaten beauftragt. Die Zielsetzung des Projektes war die Planung, Programmierung und Inbetriebnahme einer Schattenbuchhaltung („Shadow Ledger”) zur automatischen Daten-Synchronisation mit den Buchhaltungssystemen der Auftraggeber-Kunden („Kundenselbstbedienung” bzw. „Customer Self Services”).

Als besondere, technische Herausforderung erwies sich das heterogene IT-Umfeld der (über ganz Deutschland verteilten) Auftraggeber-Kunden, die verschiedenste Betriebssysteme und FiBu-Systeme einsetzten. Alle technisch „extravaganten” Lösungen schieden von vorne herein aus, weil die Installation und der Betrieb auf (beinahe) jedem PC und durch jeden Anwender möglich sein mussten. Als Lösungsansatz wurde gemeinsam mit dem Auftraggeber daher die Entwicklung einer kompakten und intuitiv zu benutzenden Microsoft Excel-Anwendung beschlossen, die von den Auftraggeber-Kunden in Eigenregie installiert und verwendet werden kann. Durch die Architektur als Excel-AddIn wurde die Anforderung einer möglichst breiten Installationsbasis optimal erfüllt, da die einzige Installationsvoraussetzung bei sämtlichen Auftraggeber-Kunden erfüllt war (Microsoft Office 2003, 2007 oder 2010). Um zudem auch der technischen Heterogenität der Anwender Rechnung zu tragen, wurde die Anwendung auf besonders einfache Bedienbarkeit („Usability”) und größtmögliche Verständlichkeit optimiert.

Die Applikation wurde basierend auf Microsoft Excel 2003 und VBA programmiert („Visual Basic for Applications”), und wurde zusätzlich auch für das neuere Excel 2007 optimiert. Das Excel-Werkzeug wurde flexibel entwickelt, um FiBu-Journale (fast) beliebiger Finanzbuchhaltungssysteme importieren, prüfen und verarbeiten zu können. Der Datenimport richtet sich durch entsprechende Excel-Makros flexibel nach den Bedürfnissen der jeweiligen Finanzbuchhaltungssoftware, und importiert z. B. CSV-Dateien, XML-Dateien oder Excel-Arbeitsmappen (.XLS- oder .XLSX-Dateien). Der Datenexport wiederum erfolgt in das CSV-ähnliche Format „TALIS for I-FACTOR” (HPD Software Limited, London). Als technischer Höhepunkt wurde eine qualifizierte, elektronische Signatur realisiert, die mittels Signaturkarte und Kartenlesegerät eine sichere und rechtsverbindliche Übertragung der besonders sensiblen FiBu-Daten via Internet ermöglicht: diese Art digitaler Signatur ist in Deutschland durch mehrere Rechtsvorschriften geregelt (Signaturgesetz SigG, Signaturverordnung SigV, Bürgerliches Gesetzbuch BGB, u. a.) - den meisten PC-Anwendern aber unbekannt. Die Herausforderung im Rahmen des Projektes bestand darin, die komplexe, aber vom Gesetzgeber als „digitale Unterschrift” anerkannte Technologie durch VBA-Entwicklung so nahtlos wie möglich in das Excel-Add-In zu integrieren, um es jedem Anwender zu ermöglichen, problemlos seine Datenübertragung zu verschlüsseln und rechtsverbindlich zu signieren.

eWorks unterstützte den Auftraggeber im Entwicklungsprozess beginnend mit der technischen Konzeption und der Verabschiedung des Pflichtenheftes über die eigentliche VBA-Programmierung und Verteilung der Software an Pilot-Kunden bis hin zur Fehlerbehebung und der schlussendlichen Abnahme. Die ersten Pilotkunden starteten Januar 2008 den erfolgreichen Regelbetrieb der Datenexport-Schnittstelle und nutzen das entwickelte Excel-Tool zum regelmäßigen FiBu-Export bzw. -Abgleich. Im Anschluss an die Übergabe unterstützt eWorks seinen Auftraggeber kontinuierlich bei der Software-Verteilung („Deployment”, „Rollout”) an neue Kunden, nimmt ggf. Anpassungen an den VBA-Makros vor („Customizing”) und hilft den Auftraggeber-Kunden bei der regelmäßigen Nutzung der Excel-Lösung zum Datenabgleich im Unternehmensalltag.